Cara Membuat Chatbot WhatsApp dengan Mudah

Apakah kamu sudah familiar dengan istilah chatbot? Chatbot merupakan sebuah program komputer yang digunakan untuk berinteraksi dengan manusia melalui percakapan via online atau chatting.

Teknologi tersebut dapat dengan mudah ditemukan di berbagai platform saat ini, seperti penggunaan Chatbot pada aplikasi pesan WA atau WhatsApp.

Penggunaan Chatbot WhatsApp ini seringkali dimanfaatkan para pebisnis, hal ini dikarenakan program tersebut memudahkan konsumen mendapatkan jawaban atas pertanyaan dan keluhan yang disampaikan dengan lebih cepat dan efisien.

Namun, bagaimana memasang program ini di WhatsApp dan menjalankannya untuk bisnismu sendiri? Simak informasi lengkap dan penjelasannya dibawah ini!

WhatsApp Chatbot

Chatbot merupakan sebuah program yang di desain secara khusus untuk membangun percakapan secara otomatis berdasarkan keyword atau kata kunci tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya.

Chatbot ini dapat ditemukan di berbagai platform percakapan yang memiliki akses API atau Application Programming Interface, seperti halnya Telegram maupun WhatsApp.

Untuk membuat Chatbot WhatsApp sendiri bukanlah hal yang sulit dan tergolong praktis. Kamu dapat melakukannya dengan bekerja sama dengan BSP resmi WhatsApp, seperti WA API/

WhatsApp Chatbot atau WA Chatbot merupakan sebuah sistem kecerdasan buatan AI atau Artificial Intelligence yang memiliki fungsi untuk membalas pesan konsumen melalui platform WhatsApp yang dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan pemanfaatan program komputer ini, maka percakapan yang dilakukan antara pelanggan dan Chatbot akan terasa natural seolah-olah percakapan antar manusia pada umumnya di kehidupan sehari-hari.

Oleh sebab itu, banyak pebisnis dan perusahaan yang menggunakan dan memanfaatkan program komputer ini sebagai customer support yang dapat menjawab pertanyaan dan mengatasi keluhan konsumen dengan cepat dan efisien.

Pada umumnya, Chatbot WhatsApp ini digunakan oleh pebisnis maupun perusahaan yang memiliki traffic percakapan yang tinggi mulai dari ratusan hingga lebih dari puluhan ribu setiap harinya.

Chatbot WhatsApp ini dapat dimanfaatkan dan berguna hampir untuk semua tipe bisnis yang alur percakapannya melalui WhatsApp.

Chatbot WhatsApp ini bukan hanya menjawab pertanyaan statis saja. Namun, jawaban yang diberikan oleh program ini juga dapat bersifat dinamis menyesuaikan dengan kebutuhan informasi konsumen.

Cara Membuat Chatbot WhatsApp

Berikut ini langkah yang dapat dilakukan bagi para pengusaha dan pebisnis untuk membuat Chatbot WhatsApp, simak selengkapnya.

• Daftar WhatsApp Business API

Langkah pertama untuk membuat Chatbot WhatsApp adalah mendaftarkan akun pada WhatsApp API. Hal ini dilakukan dengan mendaftarkan akun pada BSP atau Business Solution Provider Indonesia yang merupakan partner resmi WhatsApp.

Dotocel Teknologi

• Verifikasi akun Facebook Business Manager

Sebelum berpindah menggunakan WhatsApp Business API, kamu terlebih dahulu harus memverifikasi akun Facebook Business Manager. Pihak Facebook akan terlebih dahulu memverifikasi kelengkapan data bisnis.

Berikut ini data-data yang perlu kamu siapkan untuk memverifikasi akun Facebook Business Manager, yaitu nama perusahaan, website URL, email domain, SIUP atau NIB atau NPWP bisnis.

Namun, pada umumnya proses verifikasi ini sendiri cukup sulit bagi para pebisnis. Untuk membantu para calon pengguna memverifikasi akun Facebook Business Manager, kamu dapat mendapatkan bantuan melalui BSP atau Business Solution Provider.

• Mengaktifkan nomor WhatsApp dan mengisi profil

Setelah melakukan verifikasi, kamu dapat mempersiapkan nomor telepon yang pada akhirnya dapat digunakan untuk menjadi nomor bisnis kedepannya.

Setelah memastikan nomor telepon tersebut bisa digunakan, nantinya akan ada centang hijau tepat di sebelah nama bisnis. Centang hijau tersebut yang menjadi indikator bahwa nomor telepon bisnis kamu telah terhubung dengan API WHatsApp Business.

Selanjutnya, lengkapi profil WhatsApp bisnis yang kamu miliki dengan mengisi informasi detail bisnis yang dapat membantu calon konsumen mengenali produk maupun jasa yang kamu tawarkan.

Kamu juga bisa menambahkan berbagai informasi lainnya yang dapat menunjang operasional bisnismu, seperti jam operasional, katalog produk dan jasa yang ditawarkan dan masih banyak lagi.

Fungsi Chatbot WhatsApp untuk Bisnis

Chatbot WhatsApp dapat memberikan keuntungan dan menjadi peran penting bagi bisnis yang sedang kamu jalankan. Khususnya, bagi kamu yang ingin memberikan layanan konsumen dengan lebih baik.

Hal ini dikarenakan Chatbot WhatsApp merupakan program komputer yang dapat berjalan 24 jam sehari nonstop sehingga dapat merespon pertanyaan dan keluhan dengan cepat kapan saja.

Berikut ini beberapa fungsi Chatbot WhatsApp untuk bisnis, simak selengkapnya.

• Memudahkan Pelanggan Bertransaksi

Chatbot WhatsApp dapat dengan mudah membagikan katalog produk maupun jasa yang kamu tawarkan kepada konsumen tanpa harus berpindah ke aplikasi maupun platform lain yang berbeda.

Selain itu, fitur ini juga bermanfaat bagi konsumen dapat secara langsung melakukan pemesanan dan transaksi. Chatbot WhatsApp juga bisa memberikan berita atau informasi terkini terkait pesanan yang telah dibuat melalui WhatsApp.

• Mengirim Penawaran melalui fitur Broadcast dan Blast

Dengan memanfaatkan Chatbot WhatsApp maka pebisnis dapat dengan mudah mengirimkan penawaran dalam bentuk pesan secara langsung ke semua calon pelanggan dengan memanfaatkan fitur Broadcast dan Blast.

Pesan tersebut dapat dibuat semenarik mungkin, seperti kupon diskon belanja, potongan ahrga, promosi terkait produk maupun jasa terbaru, dan lainnya.

• Keamanan yang Terjamin

Fungsi berikutnya dari Chatbot WhatsApp adalah keamanan yang terjamin. Hal ini dikarenakan WhatsApp memiliki sistem keamanan end to end encryption yang berguna untuk membatasi akses secara khusus untuk pelanggan dan pengguna berinteraksi.

Oleh sebab itu, pesan yang dikirimkan maupun yang dikeluarkan akan terjamin keamanannya baik dari sisi pebisnis maupun calon konsumen.

• Feedback Otomatis

Fungsi berikutnya dari Chatbot WhatsApp adalah feedback otomatis. Dimana Chatbot WhatsApp dapat mengirim jawaban dengan otomatis berdasarkan pertanyaan maupun keluhan yang diajukan oleh pelanggan.

Dengan teknologi ini, maka konsumen dapat lebih cepat melakukan transaksi tanpa harus membaca FAQ secara menyeluruh karena proses pengiriman pesan membuat hal tersebut lebih interaktif.

• Chatbot WhatsApp yang terpersonalisasi

Fungsi selanjutnya adalah Chatbot WhatsApp yang terpersonalisasi. Hal ini dikarenakan sistem yang ada di dalamnya dapat mencatat berbagai data pelanggan, seperti minat dan perilaku.

Data ini kemudian dapat diolah menjadi insight atau wawasan bagi pebisnis yang dapat bermanfaat untuk menyusun strategi dalam membangun promosi produk maupun jasa yang sesuai dan tepat dengan minat calon pelanggan.

Berbagai Fitur Chatbot WhatsApp

Untuk membantu mengembangkan bisnis, terdapat beberapa fitur yang harus dimiliki oleh Chatbot WhatsApp yang tepat dengan begitu bisa memaksimalkan perkembangan bisnis dan meraih keuntungan yang besar. Berikut ini beberapa fitur Chatbot WhatsApp, simak selengkapnya.

• Integrasi dengan sistem lain

Chatbot WhatsApp bisa terhubung dengan sistem, database, hingga software yang dimiliki perusahaan untuk membangun bisnis melalui WhatsApp Business API, seperti contohnya aplikasi WA API oleh Docotel Teknologi.

• Percakapan yang dapat di custom

Para pebisnis dapat dengan mudah mengubah dan mendesain jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh konsumen, mengisi konten yang ada di dalamnya, serta mengubahnya sesuai dengan kebutuhan.

• Melihat statistik Chatbot 

Dengan menggunakan Chatbot WhatsApp maka pebisnis dapat dengan mudah melakukan komunikasi dengan pelanggan, pertanyaan atau keluhan yang sering diajukan, dan hal lainnya.

Data-data ini kemudian dapat dijadikan insight bagi pebisnis untuk membuat promosi ataupun strategi bisnis yang tepat untuk menarik calon pelanggan.

Proses Kerja Chatbot WhatsApp

Dotocel Teknologi

Berikut ini adalah proses kerja Chatbot WhatsApp yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis masing-masing. Seperti contoh, mengatur program untuk mengirim jawaban maupun pertanyaan kepada pelanggan baik dalam bentuk teks maupun suara.

Terdapat 4 metode sistem operasional yang dimiliki oleh Chatbot, simak selengkapnya disini!

• Pattern matcher atau Penyesuaian pola

Melalui metode pattern matcher atau penyesuaian pola, Chatbot menggunakan strategi penyesuaian pola ketika mengelompokkan teks.

Chatbot WhatsApp yang berbasis aturan maupun skrip serta terstruktur sebagian besar termasuk ke dalam kategori metode pattern matcher.

Chatbot dengan metode ini menggunakan basis pengetahuan yang di dalamnya berisi dokumen serta setiap dokumen tersebut terdiri dari pola dan juga template tertentu.

Oleh sebab itu, setiap Chatbot menerima pertanyaan dari pelanggan, ia akan memberikan respon yang sekiranya tepat dengan pertanyaan terkait.

Namun, jika terdapat pengajuan pertanyaan yang diluar dari bentuk pola yang ada, maka ia tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai dengan pertanyaan yang diberikan.

• Suitable algorithms atau Kecocokan algoritma

Metode kedua adalah suitable algorithms atau kecocokan algoritma. Chatbot dengan basis algoritma ini bukan hanya dapat mencocokan pola dengan respon, namun mereka dapat memilih algoritma pencocokan pola serta membandingkan kalimat masukan dengan respons yang ada di dalam data.

Algoritma dalam Chatbot ini memerankan peran utama karena dapat membantu dalam analisa kumpulan data besar. Dengan begitu, algoritma ini dapat mengurangi pekerjaan dari penyesuaian pola.

• Decision tree based atau Berbasis pohon keputusan

Metode ketiga yaitu decision tree based yang merupakan sistem bot yang pada umumnya seringkali dijumpai pada opsi pertanyaan yang ada di awal percakapan. Dimana, pelanggan dapat memilih pertanyaan yang ingin diajukan dari sistem.

Proses kerja dari Chatbot decision tree based ini sendiri dapat dikatakan kurang ramah pengguna. Hal ini dikarenakan pengguna hanya dapat mengikuti urutan jawaban dari program yang telah ada di mesin bot.

Oleh sebab itu, metode ketiga ini seringkali dianggap rumit maupun tidak tergantung pada bagaimana cara perancangan konsepnya tersebut.

Namun, banyak pebisnis dan perusahaan yang memanfaatkan dan mengimplementasikan metode ini karetika memiliki tingkat kerumitan yang rendah, proses yang lebih cepat, serta dapat menjawab pertanyaan dari para pengguna.

Saat penggunaannya, para pengguna akan dihadapkan pada beberapa widget dengan berupa tombol yang di dalamnya berisi teks jawaban.

• Contextual atau Kontekstual

Metode keempat adalah Chatbot kontekstual. Dalam membuat percakapan yang berurutan dan beraturan, Chatbot jenis ini mengandalkan sistem kecerdasan buatan dengan memanfaatkan ML atau machine learning.

Metode terakhir ini seringkali dianggap sebagai metode paling baik jika dibandingkan dengan metode-metode sebelumnya.

Berdasarkan kutipan dari senseforth.ai, teknologi yang umumnya digunakan untuk membuat metode kerja kontekstual yang ada pada Chatbot adalah NLP atau Natural Language Processing.

Natural Language Processing atau NLP ini merupakan sebuah teknologi yang dapat memudahkan Artificial Intelligence atau AI untuk dapat memahami bahasa yang lebih alami sesuai dengan maksud pengguna.

Manfaat Chatbot WhatsApp untuk Bisnis

Berikut ini beberapa manfaat dari Chatbot WhatsApp untuk bisnis yang sedang kamu jalani, simak selengkapnya disini!

• Kemudahan dan kesederhanaan WhatsApp

Saat ini pengguna platform WhatsApp sendiri telah mencapai hingga lebih dari 2 miliar pengguna berdasarkan Juni 2021 yang membuat WhatsApp menjadi aplikasi pesan seluler global terpopuler.

Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan bahwa banyak orang yang menggunakan platform tersebut karena kemudahan penggunaannya serta kesederhanaan tampilannya.

Dengan banyaknya orang yang menggunakan platform WhatsApp, hal ini dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan bisnis.

Setelah pebisnis memiliki dan mengaktifkan WhatsApp Business API dna akun bisnisnya telah diverifikasi, maka hal teknis sulit tidak perlu lagi dipusingkan untuk menjalankan platform tersebut.

• Metrik kuantitatif

Sebuah pebisnis atau brand dapat dengan mudah menganalisis serta memahami informasi terkait keterlibatan konsumen dari platform WhatsApp melalui metrik kuantitatif sebagai berikut.

• Laporan pengiriman pesan berdasarkan jumlah pesan yang berhasil terkirim
• Laporan pesan terlihat berdasarkan tingkat terbuka pesan
• Waktu sesi rata-rata berdasarkan berapa banyak waktu yang dihabiskan pelanggan untuk mengobrol dengan Chatbot WhatsApp
• Laporan analisis khusus berdasarkan hal-hal yang telah ditentukan oleh pebisnis atau pengelola brand

• Mudah untuk diotomatisasi

Dengan fungsi chatbot untuk membantu pengalaman konsumen eksternal dan karyawan internal terkait proses komunikasi yang dapat dilakukan secara otomatis. Pertanyaan umum dan sederhana dapat dengan mudah diselesaikan oleh Chatbot WhatsApp dengan dukungan Artificial Intelligence atau AI.

Melalui penggunaan Chatbot WhatsApp ini dapat memberikan hasil customer service yang lebih baik bagi bisnis, penyelesaian urutan yang lebih cepat, serta pengurangan jumlah panggilan maupun email dukungan dan pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Proses otomatisasi ini sendiri bukan hanya untuk menjawab pertanyaan konsumen saja, namun juga dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan bisnis lain seperti pemeriksaan status pengiriman, membatalkan pesanan maupun membuat pesanan, hingga membuat reservasi yang dapat diselesaikan secara otomatis yang membuatnya jauh lebih mudah.

• Interaksi pelanggan aktif

Dalam menjalankan sebuah bisnis sangat penting untuk menjalin interaksi dengan pelanggan. Oleh sebab itu, sebuah bisnis harus ada di tempat pelanggan berada, seperti WhatsApp.

Berdasarkan penelitian, pasar Chatbot sendiri diperkirakan mencapai 1.25 miliar dolar di tahun 2025 dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan atau CAGR sebesar 24,3%.

Walaupun data ini tidak dikhususkan untuk Chatbot WhatsApp dan tersedia untuk semua Chatbot, berdasarkan data Chatbot WhatsApp memiliki tingkat interaksi pelanggan yang tinggi mencapai 41 miliar pesan per menit dan dapat dijadikan aset bagi para pebisnis yang ingin mengembangkan bisnisnya.

• Hemat Biaya

Dengan berbagai manfaat yang ada di atas, secara tidak langsung efektivitas biaya akan muncul secara otomatis.

Hal ini dikarenakan jika sebuah bisnis dijalankan secara otomatis fungsi bisnisnya dan dapat melayani pelanggan dalam jumlah besar dengan membayar biaya minimal untuk WhatsApp Business APP, maka hal ini dapat menguntungkan bagi para pebisnis.

Dengan begitu pula, tim internal perusahaan juga dapat meringankan beban untuk fungsi bisnis yang dapat dijalankan otomatis dan berfokus pada menyusun strategi yang dapat mengembangkan bisnis.

Berdasarkan informasi yang ada di atas terkait apa itu Chatbot WhatsApp, bagaimana cara kerjanya, dan manfaatnya bagi kamu para pebisnis. Dengan kemajuan teknologi, program Chatbot WhatsApp sangat dapat meringankan beban khususnya pengambangan bisnis.

Namun, dengan berkembangnya teknologi saat ini maka persaingan antara penyedia layanan ini juga semakin ketat, oleh sebab itu sangat penting bagi perusahaan maupun pebisnis untuk memilih Chatbot WhatsApp yang tepat. Semoga informasi terkait Chatbot Indonesia yang ada di atas dapat bermanfaat bagi para pembaca Docotel!