armitatyasDalam suatu organisasi/perusahaan, segala aktivitas tata kelola harus dijalankan secara cermat oleh seluruh stakeholder. Namun, aktivitas tata kelola yang kompleks memerlukan suatu sistem pendukung (aplikasi) yang secara kontinu mampu melakukan pengotomatisan di hampir semua proses pengolahan data administrasi dan aktivitas pekerjaan karyawan. Dengan demikian, aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan secara efektif juga efisien dan tujuan akhir dari visi-misi perusahaan dapat tercapai secara optimal.
Sistem aplikasi yang mampu mendukung proses tata kelola pekerjaan di perusahaan biasa dikenal sebagai E-Office. Sistem aplikasi ini menjadikan waktu pengolahan data/administrasi pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Apa itu E-Office?
E-Office (Electronic Office) atau Perkantoran Elektronik adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran organisasi/perusahaan berbasis elektronik. Sistem ini menggantikan proses administrasi dan manajemen terdahulu yang berbasis manual. E-Office memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Oleh karena itu, E-Office juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan.
Kenapa instansi/perusahaan saat ini membutuhkan kehadiran E-Office?
Proses pengolahan data merupakan bagian paling sulit di lingkungan perkantoran sebab suatu data harus diolah secara tepat sehingga dapat dijadikan informasi yang benar. Hal ini dapat semakin sulit dengan adanya perbedaan jarak antarkantor yang membuat proses tersebut terhambat. Peran E-Office sangat membantu dalam menyampaikan informasi dan aktivitas komunikasi pada suatu perusahaan atau instansi, baik dalam lingkungan satu kantor, antarkantor dalam satu perusahaan, hingga hubungan perusahaan dengan pihak eksternal. E-Office juga berperan dalam mempercepat proses penyampaian laporan sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Apa saja yang dapat ditangani oleh sistem splikasi E-Office?
Di awal pengembangan, modul pada sistem aplikasi E-Office dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan terkait pemrosesan Naskah Dinas (bagi instansi pemerintah) atau Persuratan (bagi perusahaan). Namun, seiring dengan berkembangnya kebutuhan instansi/perusahaan dalam proses tata kelola administrasi, saat ini banyak perusahaan mengembangkan modul lain, seperti berikut:
- Modul Tata Naskah Dinas/Persuratan;
- Modul Keuangan;
- Modul Karyawan/Pegawai;
- Modul Kehadiran;
- Modul Penggajian/Payroll , dan lainnya.
Pada instansi pemerintah, peran sistem aplikasi E-Office sangat besar dalam mensukseskan program tata kelola pemerintahan (E-Government). Instansi-instansi yang sudah mengadopsi E-Government diharapkan mampu memperoleh predikat sebagai instansi dengan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Artikel ini dibbuat untuk memperkenalkan salah satu produk Docotel yaitu FaceOffice Corporate. Untuk informasi lebih lanjut silahkan kunjungi website FaceOffice di https://www.faceoffice.co.id/ atau blog FaceOffice di https://blog.faceoffice.co.id/
Author: Tim FaceOffice
Editorial: Teresa Iswara
teresaiswara
Add comment