docobotAkhir kuartal pertama 2013 sudah di depan mata, dan jika Anda ingin menumbuhkan bisnis tahun ini, maka hubungan masyarakat bisa menjadi komposisi penting dalam bauran marketing Anda. Hubungan masyarakat bisa menimbulkan kesadaran brand, memperkenalkan Anda kepada prospek dan pelanggan baru, dan memperkuat pesan-pesan inti dari brand Anda.
Berita baiknya adalah bahwa semakin banyak waktu yang dihabiskan orang untuk berinteraksi dengan media. Di sisi lain, berita buruknya adalah bahwa hubungan masyarakat tradisional berakar pada taktik-taktik yang hanya relevan sekitar dua puluh tahun yang lalu, dan tidak dapat lagi digunakan sekarang ini. Lalu apa yang bisa dilakukan untuk mengatasi kendala ini?
Berikut ini dipaparkan tujuh taktik yang dapat membantu Anda memodernisasi pendekatan hubungan masyarakat dan membuatnya relevan dengan tahun 2013, bersama dengan beberapa contoh perusahaan-perusahaan besar yang telah melakukan perubahan strategi hubungan masyarakat di abad ke-21.
1) Fitur yang Gratis tidak Berarti Gratis Untuk Semua
Jika Anda tidak menggunakan fasilitas HARO (Help A Reporter Out), anda kemungkinan akan kehilangan puluhan peluang artikel relevan setiap tahun untuk meningkatkan bisnis Anda. Akan tetapi, hanya karena HARO dan alat serupa lainnya gratis tidak berarti Anda bisa mengabaikan aturan yang ada. Pada kenyataannya, karena volume respons masif yang disalurkan oleh kebanyakan permintaan HARO, maka penting sekali agar Anda memberikan perhatian reporter dan memberikan respons sejalan dengan parameter-parameter yang disebutkan oleh HARO dan jurnalis yang berpartisipasi dalam permintaan tersebut. Jika Anda tidak yakin, berikut beberapa rambu-rambu yang harus diikuti, terlepas dari apakah Anda menggunakan layanan yang gratis atau berbayar.
Merespon terhadap permintaan yang datang: Jika Anda menemukan seorang reporter yang telah Anda harapkan untuk bekerjasama sesekali memposting ke HARO tetapi apa yang diposting tidak terkait dengan bisnis Anda, maka jangan merespons terhadap permintaan mereka. HARO memberikan manfaat kepada para reporter dengan menyalurkan respons berkualitas berdasarkan permintaan spesifik mereka, sehingga jangan menyalahgunakannya – berikan respon hanya terhadap pertanyaan dimana perusahaan Anda bisa mengkontribusi manfaat yang relevan, dan tetap mengikuti rambu-rambu yang ada. Mengikuti peraturan akan membantu reporter tetap terorganisir, memposisikan Anda sebagai sebuah bisnis yang mudah untuk bekerja sama, dan memungkinkan layanan seperti HARO terus mengembangkan bisnis mereka.
Mengharga deadline: Jika sebuah permintaan yang diposting di sosial media, HARO, atau yang lainnya mengatakan reporter sedang memposting malam itu, maka berikan respons hanya jika Anda benar-benar bisa memberikan apa yang mereka minta dalam tenggat waktu yang ditentukan. Jika Anda tidak bisa, Anda mungkin hanya akan menyiakan waktu dan waktu reporter.
Singkat, menarik, dan to the point: Salah satu manfaat permintaan HARO adalah bahwa mereka lazimnya sederhana dalam artian sesuai apa yang dicari oleh reporter. Sampai di sini, pastikan bawha email respons Anda padat, singkat, dan spesifik dalam hal apa yang bisa Anda berikan dan pada waktu kapan. Untuk kemudahan penggunaan, masukkan juga website Anda, nomor telpon, dan informasi kontak penuh untuk memuatnya semudah mungkin bagi reporter menghubungi Anda untuk belajar lebih banyak atau memfollow-up saat diperlukan.
2) Jangan Menunggu Media Menceritakan Kisah yang Memotivasi
Biasanya jika Anda menginginkan sebuah kisah positif tentang perusahaan Anda, maka ada dua pilihan yang bisa dipilih: menunggu seorang jurnalis untuk menulisnya, atau membeli ruang iklan untuk mempromosikan kisah sukses tersebut. Dengan begitu pesatnya media sosial dan blog, sekarang Anda memiliki lebih banyak opsi dibanding dulu untuk membagi kisah sukses perusahaan kepada dunia dan untuk menunjukkan outlet-outlet media yang dipeduli8kan orang tentang apa yang harus Anda katakan. Terlepas dari apakah Anda memposting kisah sukses di blok perusahaan atau blog tamu, manfaatkan aset marketing ke-dalam perusahaan Anda utnuk sharing tren-tren, observasi, dan ide-ide yang paling penting bagi industri Anda. Selain menunjukkan para reporter yang orang-orang peduli dengan isu-isu ini, hal tersebut juga menampilkan gambaran jelas tentang sudut-pandang Anda sehingga para repoter bisa dengan mudah mendekati Anda untuk lebih banyak informasi.
Contoh yang paling baik tentang menceritakan/menulis sendiri kisah dengan cara yang memotivasi bisa dilihat di perusahaan FotoBridge, sebuah perusahaan photo-scanning yang berbasis di New Jersey. Pemilik FotoBridge memanfaatkan taktik marketing in-bound untuk menceritakan kisah sukses tentang brand, produk, dan keberhasilan pelanggan mereka baik di website maupun saluran-saluran media sosial. Sebagai hasilnya, perusahaan tersebut sekarang berhasil menarik lebih dari 14.300 penggemar di Facebook dan melakukan hal yang hebat dengan marketing kedalam sehingga mereka muncul di website New York TImes untuk menceritakan seberapa sukses mereka dalam menumbuhkan bisnis mereka. Menarik pelanggan baru bisa menjadi tantangan tersendiri, sehingga jangan menunggu orang untuk datang kepada Anda untuk membangun ketertarikan dengan membagi kisah sukses Anda sendiri lewat blok dan media-media sosial sehingga lebih mudah bagi reporter dan pelanggan serupa untuk menemukan Anda.
3) Jangan hanya kata-kata, buktikan
proveBiasanya hubungan masyarakat sangat tergantung pada rangkaian kata dalam rilis pres atau email karena Anda memiliki ruang terbatas untuk menceritakan kisah sukses Anda, tetapi sekarang sudah berbda. Manfaatkan infografik, video, foto, dan kisah sukses pelanggan untuk membuat Anda menonjol. Seiring dengan semakin banyaknya berita yang bisa dibaca di blog dan media sosial, maka para repoter sekarang ini telah memfokuskan semakin banyak waktu dan upaya untuk membuat koten yang lebih kreatif dan dapat menjangkau banyak orang. Pada intinya, mempersenjatai para repoter dengan visual yang menarik untuk membuat kisah sukses Anda menonjol diantara yang lainnya bisa meningkatkan keberhasilan hubungan media Anda.
Sebagai contoh, perusahaan MIT telah proaktif dan konsisten dalam menyusupi media Pi Day dengan memberitahukan siswa-siswa prospektif pendaftaran atau admisi mereka di sore itu. Tetapi tahun ini, Shutterstock, sebuah layanan foto online, melakukan tindakan ini juga, dengan merilis sebuah infografik dengan representasi foto dari pia-pia yang paling umum.
Semakin banyak Anda bisa menyisipkan brand ANda ke dalam percakapan yang menyenangkan dan relevan dengan konten yang sangat visual, maka semakin baik. Para repoter akan berterima kasih kepada Anda karena telah membuat pekerjaan mereka lebih mudah, dan para pelanggan potensial akan menyambut konten Anda dengan mempromosikannya di jejaring sosial mereka.
4) Menyalurkan Aset Secara Jujur dan Terus Terang
Pikirkan tentang bagaimana kenampakan inbox Anda setiap hari. Sekarang bayangkan Anda menjadi seorang reporter untuk outlet berita nasional atau blog industri besar, dan pertimbangkan berapa banyak email yang Anda dapatkan yang menangkat kisah-kisah sukses, produk, eksekutif, dan tren. Menelusuri informasi yang begitu banyak ini hampir tidak mungkin. Sebagai akibatnya, penyusunan aset yang akan dibutuhkan seorang reporter untuk mengarispkan kisah sukses Anda dapat meningkatkan kekuatan ANda. Opsi-opsi ini mencakup:
– Jika Anda merefrensikan video atau foto pendukung, cantumkan di sebuah link Dropbox dalam email sehingga mereka bisa melihatnya atau mencatumkan link referensi jika diperlukan.
– Jika Anda memiliki referensi pihak ke-tiga untuk mendukung kisah sukses atau tren yang Anda ingin sebarkan, termasuk nama, judul, dan lunk ke biografi mereka dalam email sehingga reporter memiliki konteks untuk manfaat yang mereka bisa salurkan sebagai bagian dari penyebaran secara keseluruhan.
– Untuk launching produk, masukkan screenshot dan deskripsi tentang produk sehingga mereka bisa melihat visual dan menggunakan visual relevan tersebut dalam rilis yang mereka buat jika membantu.
5) Mempersonalisasi jangkauan
Tidak ada orang yang suka menerima pesan-pesan marketing massal yang dimulai dengan kata-kata “Kepada Yth” atau yang tidak memiliki salam pembuka, dan begitu juga para reporter. Terlepas dari media yang digunakan, para jurnalis pada dasarnya adalah storyteller, sehingga memahami perspektif mereka sangat penting untuk keberhasilan hubungan masyarakat Anda. Berikut ini kami menyebutkan sebuah checklist tentang apa yang sebaiknya Anda tahu sebelumn mengirim email kepada reporter:
– Apa yang telah dia tulis tentang topik yang Anda geluti dalam sepekan terakhir atau kisaran itu
– Apa yang telah dia posting terkait dengan subjek pada outlet-outlet media sosial Anda
– Feedback yang telah dia berikan pada permintaan yang telah Anda berikan (Catatan: jika dia tidak merespon, jangan gunakan taktik yang sama: variasikan pendekatan Anda).
– Setiap panduan editorial yang diperbaharui untuk publikasinya yang telah diterbitkan atau dicatat (misal: jika dia memiliki fokus berbeda atau jike editor mereka hanya menunjukkan fokus tunggal pada satu posisi industri Anda, maka pastikan bahwa Anda melakukan penyesuaian untuk itu).
6) Mudahkan Jurnalis untuk Menemukan Para Ahli di Perusahaan Anda
Anda mengoptimasi website Anda untuk membantu para konsumen menemukan Anda, tapi sudahkah Anda mengoptimasi aset-aset digital Anda untuk memudahkan para juarnalis menghubungi para ahli internal di perusahaan Anda? Biasanya, ketika seorang reporter memerlukan sumber berita, dia memiliki waktu kurang dari satu hari untuk mencarinya, menghubungi, mewawancarainya, dan mengutip para ahli tersebut, sehingga mengupayakan semudah mungkin untuk menghubungi tim Anda sangatlah penting.
Jadi tanyakanlah pada diri Anda: Jika berita sedang ngetren tentang isu kepemimpinan kunci di bidang Anda dan mencari di mesin pencari untuk menemukan seorang ahlis industri di wilayah Anda, apakah salah satu dari eksekutif Anda akan muncul? Jika demikian, apakah ada mekanisme mudah untuk menghubungi eksekuteif atau untuk menghubungi Anda untuk pertemuan dengan individu tersebut? Jika tidak, berikut beberapa cara potensial yang dapat dipertimbangkan untuk membuat para ahli internal Anda mudah ditemukan:
– Tampilkan profil singkat tentang keahlian masing-masing ahli pada sebuah halaman di website Anda.
– Pastikan bahwa setiap dari ahli internal Anda telah menulis tentang bidang keahlian mereka dan bahwa Anda mengoptimalkan tulisan-tulisan blog tersebut untuk kata-kunci industri.
– Pastikan bahwa halaman-halaman media Anda memiliki sesuatu untuk yang mengantarkan orang kepada Anda dan belajar banyak tentang Anda, dan bahwa apa yang dikirim dari halaman-halaman itu masuk ke dalam inbox yang selalu diperiksa direspon secara reguler.
– Pastikan halaman bisnis perusahaan Anda dan saluran-saluran sosial menelusuri dan mempromosikan bagian-bagian kepeimpinan yang dihasilkan oleh eksekutif-eksekutif, seperti blog tamu, profil eksekutif, dan whitepaper internal tentang topik-topik terkait.
7) Berhati-hati dengan rilis pers yang menjenuhkan
Jika Anda bosa menulis rilis pers, bayangkan seorang reporter yang hanya tahu sedikit tentang bisnis Anda membaca rilis tersebut. Mampukah reporter tersebut mengekstrak informasi yang mereka butuhkan dari rilis pers tersebut? Untuk mencegah hal ini, pertimbangkan opsi-opsi berikut sebagai alternatif:
Format baru: Jika Anda tidak mendapatkan daya-tarik yang Anda harapkan dengan rilis pers yang berformat tradisional, pertimbangkan untuk melakukam kombinasi – tambahkan lebih banyak konten visual, buat format tersebut lebih ramah medial sosial, atau rilis di Facebook. Pada dasarnya, Anda ingin membaut informasi tersebut mudah ditemukan, dibaca, dan didiskusikan dalam tulisan, sehingga apapun yang bisa Anda lakukan untuk membuatnya lebih beasr kemungkinan dibaca reporter akan meningkatkan hasil yang dapat Anda capai.
Mengetahui potensi: Apa yang membuat rilis pers Anda patut dijadikan berita adalah kemungkinan dampaknya terhadap sebuah tren yang lebih besar, jadi memasukkan data-data utama yang bisa dirujuk oleh reporter untuk menyebarkan kisah sukses Anda sangat penting untuk keberhasilan. Ketika merumuskan pengumuman-pengumuman, cobalah memasukkan sebanyak mungkin data yang relevan dan tidak bias. Dengan melakukan hal seperti ini akan membuktikan kepada reporter bahwa Anda melakukan sesuatu yang penting bagi industri Anda, kota Anda, pasar, karyawan, dan dunia.
Pertimbangkan ko-marketing: Apakah Anda merilis sebuah produk atau layanan baru? Pertimbangkan untuk memasukkan opini mitra Anda tentang produk dalam rilis yang Anda buat. Apakah Anda membuka kantor baru? Lakukan pembicaraan dengan otoritas setempat tentang penyiapan penawaran untuk rilis Anda yang akan datang. Pada dasarnya, Anda ingin menunjukkan bahwa berita-berita perusahaan Anda penting, menyatukan kekuatan dengan bisnis-bisnis lokal atau mitra industri lokal bisa merupakan cara yang sangat baik untuk mencapai tujuan ini.
Ketika ingin menumbuhkan bisnis Anda, hubungan masyarakat bisa memegang peranan sentral dalam mengembangkan kepemimpinan tim eksekutif dan menarik prospek dan pelanggan baru ke bisnis Anda. Tetapi hubungan masyarakat di abad 21 bukan lagi tentang penyebarakn kisah-kiash sukses dengan basis empat-bulanan ketika Anda melakukan launching produk besar; tetapi hubungan masyarakat adalah tentang membangun dan mempertahankan mekanisme-mekanisme untuk menyebar berita-berita perusahaan Anda secara harian, kemudian membuat rilis yang efektif dan terinformasikan.
Dengan mengadopsi pendekatan kedalam yang lebih komprehensif terhadap hubungan masyarakat, maka Anda telah membentuk aset yang dapat dimiliki yang lebih memudahkan para reporter menemukan dan membicarakan tim Anda, dengan menyebutkan posisi-posisi industri dan wawasan-wawasan yang membantu menentukan citra kisah sukses yang ingin Anda bagi.
Zatira Chairunnisa
