Perhatikan Etika-Etika Dalam Mengirim Email

Perkembangan teknologi seakan menuntut kita untuk semakin memanfaatkan teknologi sebagai alat komunikasi sehari-hari. Email misalnya, alat komunikasi ini menjadi alat komunikasi yang umumnya digunakan untuk keperluan pekerjaan.

Nah, jika Anda termasuk pekerja yang sehari-harinya menggunakan email, pastikan untuk selalu menerapkan etika dalam mengirim atau membalas email. Berikut adalah etika yang harus Anda terapkan:

1. Gunakan email professional

Jika Anda bekerja pada suatu perusahaan, biasanya para karyawannya akan dibuatkan email professional dengan menggunakan nama perusahaan sebagai domain email. Email professional ini digunakan sebagai alat komunikasi antar kolega ataupun klien. Namun jika perusahaan Anda tidak membuatkan email professional, Anda dapat menggunakan email pribadi dengan catatan gunakan nama jelas Anda bukan nama panggilan apalagi nama samaran.

2. Tuliskan subjek dan signature

Subjek pada email juga harus dituliskan secara jelas. Tulislah inti dari pesan email yang Anda kirim sehingga si penerima tidak bingung saat akan membaca email dari Anda. Selain itu, cantumkan juga signature atau keterangan dalam email yang Anda kirim. Signature biasanya terdiri dari nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, no telepon, dan alamat perusahaan.

3. Gunakan sapaan yang formal

Saat Anda mulai menulis email, pastikan untuk tidak menyapa si penerima email dengan nama penggilan dan hindari menggunakan kalimat santai, meskipun si penerima email adalah teman Anda sendiri. Gunakan kalimat sapaan yang sopan dan formal, dan sertakan nama jelas si penerima email.

4. Tuliskan kata dengan jelas

Dalam menuliskan isi email, sebisa mungkin untuk menggunakan kata-kata yang jelas dan mudah dimengerti, namun tetap formal. Dan bagi Anda yang sering menyingkat kata ketika mengirim pesan, sebaiknya hindari kebiasaan ini saat mengirim email. Gunakan kata yang lengkap dalam mengirim email, terutama untuk urusan pekerjaan.

5. Membalas email tidak selalu perlu “reply all”

Fitur “reply all” adalah fitur yang memungkinkan si penerima email untuk membalas pesan langsung ke semua alamat yang disertakan oleh pengirim email pertama. Saat akan membalas email, pikirkan lagi sebelum anda menggunakan “reply all”. Kenapa? Karena, tidak semua orang yang disertakan disana berhubungan dengan persoalan yang anda maksud. Kalau anda hanya ingin membahas sesuatu dengan satu orang, sebaiknya anda mengirimkan hanya untuk satu orang saja.

Itulah tadi 5 etika dalam mengirim email yang harus anda ketahui dan terapkan. Mungkin terlihat lebih rumit, namun ini dimaksudkan demi melancarkan segala pekerjaan anda. selamat mengirim email!