Tips Tampil Prima Saat Melakukan Video Conference

Pandemi COVID-19 membuat masyarakat dunia beradaptasi dengan pola keseharian baru. Rapat secara online pun menjadi hal yang perlu dibiasakan bagi sebagian besar pekerja. “Video conference is the new office” kemudian menjadi istilah yang ramai diperbincangkan. Lalu, apakah setiap orang sudah bisa menciptakan ‘atmosfer’ kantor saat bekerja dan rapat dari rumah?

Hambatan menjalin koordinasi secara virtual dari rumah tak hanya terkait kualitas koneksi internet, tapi juga soal pengetahuan mengenai aplikasi video conference yang digunakan hingga gangguan lain seperti etika berbicara.  Hal-hal ini harus diatasi demi kenyamanan bersama, apalagi jika seluruh tim di kantor, termasuk para bos ada dalam video conferencing. Wah, bisa gawat kalau mati gaya! Simak beberapa tips berikut agar bisa tampil prima saat melakukan video conference!

1. Setting tempat kerja yang nyaman dan private

Apabila memungkinkan, temukan tempat yang tenang dan hindari ruang-ruang bising seperti ruang keluarga. Ruangan yang private dan terhindar dari keramaian akan membuat kita tenang ketika melakukan video conference.

Apabila keramaian di sekitar ruang kerja masih sulit untuk diatasi, gunakan headphone agar lebih fokus saat mendengarkan arahan melalui video conference. Berikanlah pengertian kepada keluarga atau kerabat yang berada di rumah minimal satu jam sebelum mengikuti rapat online untuk meminimalkan gangguan.

Bersihkan area di sekitar tempat kerja. Pastikan latar belakang tempat Anda melakukan video conference juga terlihat rapi dan pantas ditampilkan di depan peserta lain. Jadi, jangan sampai cucian yang menumpuk menghiasi latar belakang penampilan Anda, ya! Pertimbangkan untuk mengatur latar belakang dengan pemandangan virtual apabila tidak ada latar belakang di sekitar Anda yang pantas untuk ditampilkan. 

2. Cek penampilan

Meski bekerja dari rumah, usahakan tidak hadir dalam sebuah rapat virtual dengan pakaian seadanya, ya! Hindari mengenakan baju tidur atau kaos oblong karena itu akan mengurangi reputasi Anda di depan peserta rapat lainnya. Tes kamera untuk memastikan pencahayaan sudah cukup agar peserta lain dapat melihat wajah Anda dengan jelas. Pastikan Anda juga tidak membelakangi cahaya lampu saat melakukan video conference agar tidak menimbulkan efek backlight.

Hindari pemakaian baju dengan pola garis, karena akan mengganggu kamera dan mengakibatkan efek blur. Pakaian berwarna hitam dan putih juga akan membuat kamera Anda otomatis menyesuaikan kecerahan sehingga sulit bagi peserta lain untuk melihat wajah Anda. Gunakanlah pakaian dengan warna netral seperti cokelat, biru, atau hijau. Sebisa mungkin, duduklah di atas kursi untuk memberi kesan postur yang sedap dipandang.

3. Tes video dan suara sebelum rapat dimulai

Untuk menguji apakah video dan suara dari perangkat Anda berfungsi, lakukan tes minimal lima menit sebelum rapat dimulai, utamanya apabila Anda baru pertama kali menggunakan aplikasi video conference. Pastikan juga koneksi di perangkat Anda terhubung dengan baik untuk menghindari lagging pada video yang akan menampilkan wajah Anda.

Persiapkan diri minimal 10 menit sebelum rapat dimulai, dan apabila memungkinkan, cobalah untuk masuk terlebih dahulu melalui link undangan atau aplikasi. Jika Anda dipilih untuk menjadi pemimpin rapat atau host, pastikan seluruh peserta telah mendapatkan link undangan dari Anda dan persiapkan materi agar seluruh peserta dapat memahami isi rapat dengan baik.

Saat rapat telah dimulai, periksa apakah semua orang dapat mendengar dan melihat satu sama lain. Cara paling mudah adalah dengan memberi arahan agar semua orang yang telah hadir memperkenalkan diri masing-masing.

4. Pahami kapan harus menghidupkan dan mematikan suara serta video

Beberapa aplikasi video conference sudah menyediakan fitur untuk menghidupkan atau mematikan suara juga video. Jika sedang tidak harus berbicara, matikan suara di perangkat Anda untuk menghargai peserta lain yang sedang berbicara. Mikrofon Anda dapat menangkap suara-suara bising di sekitar sehingga mematikan suara dapat membantu peserta lain untuk bisa mendengar si pembicara secara jelas dan tetap fokus pada materi yang sedang disampaikan.

Mematikan video saat materi disampaikan melalui screen sharing juga membantu Anda melindungi privasi. Misalnya, saat Anda harus bangkit untuk mengambil sesuatu atau tiba-tiba muncul anggota keluarga lain di depan layar. Namun, alangkah baiknya apabila Anda kembali menyalakan suara dan video saat dimintai pendapat juga berpamitan di akhir rapat .

5. Beri sinyal atau kode saat ingin berbicara

Selama melakukan video conference, Anda dapat memilih untuk menggunakan kode atau isyarat saat ingin berbicara. Alangkah baiknya jika Anda dan tim menggunakan video conference yang menyediakan fitur khusus untuk memberi isyarat saat ingin berbicara, misalnya  emoticon atau sticker melambai dan mengangkat tangan. Meski berlangsung secara online, tetap jaga etika berkomunikasi. Sebisa mungkin kurangi menyela saat peserta lain berbicara. Tunggu beberapa saat dan beri kode untuk berbicara agar peserta lain tidak terganggu.

Jika sudah mendapatkan izin untuk berbicara, perhatikan intonasi dan artikulasi Anda. Bicaralah dengan jelas dan pastikan semua peserta dapat mendengarkan suara Anda. Hindari berteriak ketika berbicara karena akan mengganggu peserta lain.

6. Tetap fokus

Berikan perhatian sepenuhnya saat Anda sedang berada dalam video conferencing. Libatkan diri saat dimintai tanggapan atau saran untuk menegaskan bahwa Anda telah mengikuti jalannya rapat dengan baik. Usahakan untuk tidak mengerjakan hal lain selagi rapat berlangsung. Jika ingin sambil makan atau melihat ponsel sejenak, pastikan Anda sudah menonaktifkan video agar peserta lain tidak terganggu.

Cobalah untuk melihat kamera ketika Anda berbicara. Fokus pada kamera dan sebisa mungkin hindari untuk memperhatikan pada penampilan peserta lain, karena itu justru akan membuat Anda seperti melihat ke arah lain dan tidak fokus pada diri Anda. Saat peserta lain sedang berbicara atau berbagi layar, pastikan untuk memperhatikannya sebagai wujud saling menghargai. Dan apabila ada sesuatu yang ingin Anda tampilkan pada layar dan butuh waktu sejenak untuk mempersiapkannya, pastikan untuk memberi informasi pada peserta lain agar mereka tidak menunggu terlalu lama.

Ingat selalu, pastikan koneksi internet tetap berjalan dengan baik selama rapat berlangsung. Dalam rapat melalui video conference, Anda bisa lebih terlihat dan terdengar daripada dalam rapat offline pada umumnya. Semua peserta dapat menyaksikan wajah Anda secara close-up, jadi jagalah penampilan dan tingkah laku saat video conferencing. Ini menjadi pengingat untuk tetap fokus dan memberi kesan bahwa meskipun dari rumah saja, Anda tetap bisa bekerja dengan maksimal. Pemilihan aplikasi video conference yang ramah atau mudah digunakan juga akan menunjang kualitas komunikasi tim.

Tentang Docotel

Docotel 4.0 meliputi tim yang berdedikasi, berpengalaman, dan ahli dalam menyediakan produk dan solusi yang bernilai tinggi di semua industri. Kami hadir dengan visi mengatasi permasalahan sehingga dapat menciptakan pengalaman terbaik bagi klien.