HC Payroll, Si Pengawal Keselamatan Gaji Bulananmu

Tubuh yang berpatah hati, bergantung pada gaji~

Penggalan lirik lagu Secukupnya ciptaan band bernama Hindia ini mungkin cukup menggambarkan realita kehidupan kita sebagai pekerja. Nah, pernah nggak, sih, terpikirkan oleh DocoFams bagaimana cara perusahaan menghitung gaji yang setiap bulan kita terima? Yuk, berkenalan dengan Riza, perempuan hebat di balik penghitungan gaji kita selama bekerja di Docotel Group. Memiliki passion yang tak biasa, dari mengutak-atik angka hingga Excel membuat Riza mencintai pekerjaan yang ditekuninya saat ini.

docotel official blog - HC Payroll, Si Pengawal Keselamatan Gaji Bulananmu

Sebagai seorang Human Capital (HC) Payroll Compensation and Benefit, Riza menangani penghitungan gaji yang meliputi overtime, absensi, dan benefit seperti medical reimbursement. Riza juga mengurus asuransi kesehatan tambahan di luar BPJS. Tak tanggung-tanggung, Riza menangani secara langsung Payroll seluruh karyawan Docotel Teknologi, termasuk yang berada di Jogjakarta dan Bandung. Total karyawan yang ia tangani ada sekitar 500 orang.

Tertarik dengan Angka, Data, dan Punya Integritas Tinggi? Kamu Bisa Jadi HC Payroll!

Dengan latar belakang pendidikan di bidang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Riza mengaku kecintaannya pada dunia human capital ini tak pernah terpikirkan sebelumnya. “Dulu aku sudah membayangkan akan terjun ke dunia IT dan tidak pernah ada bayangan ke dunia HC. Tetapi, setelah terjun ke MSDM sampai akhirnya belajar Payroll, aku justru senang dengan apa yang aku kerjakan sekarang,” kisahnya.

Untuk menjadi seorang HC Payroll, latar belakang pendidikan seseorang tidak harus dari jurusan Psikologi atau Akuntansi saja. Bidang ini berhubungan dengan personalia dan data, jadi jika ingin mendalaminya, bisa saja memiliki latar belakang pendidikan teknik atau bahkan hukum yang memang tertarik dengan angka, data, dan dunia Payroll. Indikator utama yang dibutuhkan sesungguhnya yaitu sikap jujur, karena berhubungan dengan imbalan untuk karyawan yang terkadang rawan dengan tindak penipuan.

Riza selalu menanamkan pada dirinya agar tidak terpengaruh hal-hal buruk seperti penipuan atau manipulasi data. Prinsipnya, pekerjaan yang ia lakukan merupakan amanah dari Tuhan yang tak boleh dibuat main-main. Selain jujur, indikator penting lain yang harus dimiliki adalah teliti dan sabar. Setiap perusahaan memiliki periode cut off (tutup buku) yang mengharuskan pemegang Payroll fokus mendata semua hal yang memengaruhi proses penghitungan gaji. “Di tanggal-tanggal itu, kesabaran seorang Payroll akan diuji,” celotehnya.

Hitung Gaji dan Kompensasimu dengan Cara ini

Sistem penghitungan gaji sudah diatur dalam Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Untuk menghitung jumlah gaji perhari, kita bisa menggunakan rumus gaji pokok/21 hari kerja. Bagi Riza, ketentuan 21 hari kerja dari pemerintah tersebut cukup mempermudah pekerjaannya. “Tanpa jumlah yang tepat sebanyak 21 hari kerja setiap bulan, aku pasti bakal kesulitan, karena bisa jadi setiap bulan punya jumlah hari kerja yang berbeda,” ungkapnya.

Docotel Group menggunakan aplikasi Talenta untuk mendata karyawannya. Aplikasi ini membantu Riza dalam melakukan penghitungan gaji, karena sudah langsung terhubung dengan absensi masing-masing karyawan. Nah, bagi kamu yang masih penasaran bagaimana cara menghitung overtime, medical reimbursement, PPh-21, tunjangan makan, dan pemotongan biaya keterlambatan bisa dihitung dengan cara berikut ini.

1. Overtime (OT)

Penghitungan overtime sudah diatur dalam UU Ketenagakerjaan. Sistem pengajuannya harus melalui atasan langsung, baik itu Supervisor (SPV) atau Sekretaris Divisi (Sekdiv). Setelah proses pengajuan disetujui, dimasukkan ke dalam sistem dan dihitung kompensasi yang didapatkan.

Overtime (OT) terbagi menjadi dua jenis, yakni OT weekdays dan OT weekend. Sistem penghitungannya dapat dicontohkan pada studi kasus berikut.

Lukman memiliki delapan jam kerja per hari atau 40 jam per minggu. Pada Rabu, 26/02/20 ia harus menyelesaikan pekerjaan yang mengharuskannya OT selama dua jam. Sementara itu, gaji perbulan yang diterima Lukman adalah Rp4.300.000 termasuk gaji pokok dan tunjangan tetap. Sesuai rumus penghitungan overtime yang ditetapkan pemerintah, maka kompensasi OT yang diterima Lukman adalah:

– OT jam pertama:
Rp4.300.000/173 x 150% (1,5) x 1 = Rp37.283

– OT jam kedua:
Rp4.300.000/173 x 200% (2) x 1 = Rp49.710

Jadi, total uang lembur atau OT yang didapat oleh Lukman adalah
Rp37.283 + Rp49.710 = Rp86.993

Sedangkan untuk kompensasi di akhir pekan, jumlahnya lebih besar karena di jam pertama langsung dikalikan dengan 200% (2).

2. Medical Reimbursement (Penggantian Biaya Medis)

Untuk sistem penghitungan penggantian biaya medis, pengajuan bisa dilakukan melalui Sekdiv atau karyawan melaporkan langsung ke Riza. Setelah itu, akan dilakukan pengecekan apa saja yang bisa mendapatkan biaya penggantinya. Besaran plafon yang diberikan kepada setiap karyawan berbeda, tergantung level pekerjaan/posisi. Misalnya, karyawan dengan level II memiliki plafon sebesar Rp3.000.000. Jika di akhir tahun karyawan masih memiliki jatah penggantian biaya medis, maka akan ada pengembalian sebesar 30% dari sisa plafon yang akan dicairkan langsung bersama gaji.

Jenis penggantian biaya medis yang bisa diajukan di Docotel Group adalah pembelian obat-obatan, pemeriksaan gigi, operasi kecil hingga besar, dan penggantian biaya kacamata. Sedangkan, tindakan medis berupa pencegahan seperti imunisasi, vaksin, medical check up (MCU), konsultasi, dan yang berhubungan dengan kehamilan tidak bisa mendapatkan penggantian biaya medis. Setiap perusahaan memiliki perbedaan jumlah penggantian biaya medis, tergantung kemampuan perusahaan dan tidak diatur dalam Undang-undang Ketenagakerjaan.

3. PPh-21

Nah, satu penghitungan yang tak kalah penting adalah mengenai pajak. Bagi docoFams yang belum tahu, tanggal 31 Maret 2020 nanti adalah hari terakhir pelaporan SPT tahunan, lho! Jadi, untuk yang belum paham tentang alur pengisian SPT, segera berkonsultasi dengan HC agar tidak dikenakan sanksi, ya! Untuk penghitungan pajak ini bersifat fluktuatif, sesuai dengan gaji dan kompensasi yang didapatkan oleh setiap karyawan. “Kalau pajak itu mengambil dari gross atau gaji kotor. Karyawan yang punya kompensasi OT yang besar, maka pengambilan pajaknya juga akan lebih besar, jadi setiap orang berbeda-beda,” ungkap Riza. Bukti pemotongan SPT tahunan ini juga telah dikirimkan oleh HC ke e-mail masing-masing karyawan, jangan lupa dicek untuk mengetahui detail pemotongan pajak yang kalian dapatkan, ya!

4. Tunjangan Makan dan Pemotongan Biaya Keterlambatan

Kemudian, penghitungan yang tak kalah penting adalah mengenai tunjangan makan dan pemotongan biaya keterlambatan. Tunjangan makan diperuntukkan bagi karyawan yang datang ke kantor dan merekam sidik jari untuk presensi dengan jumlah Rp15.000/hari. Sedangkan untuk pemotongan biaya keterlambatan dihitung berdasarkan jumlah gaji pokok/173 x 1/60. Bagi kamu yang sering terlambat, jangan diulang lagi, ya! Karena itu juga memengaruhi performa kerja kita, lho!

Deg-degan Saat Pay Day: Harus Siap Hadapi Berbagai Risiko

Meski mencintai pekerjaannya, perempuan yang mudah tertawa dan senang mengobrol ini mengaku memiliki duka tersendiri. “Kalau semua orang senang waktu gajian datang, aku justru deg-degan. Apalagi saat membuka akses pay slip di Talenta, karena biasanya akan ada karyawan yang menanyakan tentang gajinya, bahkan ada satu hari di mana pekerjaanku itu hanya menjawab pertanyaan-pertanyaan dari karyawan,” kisahnya.

Sebelum periode cut off berlangsung, seluruh data harus terkumpul dan kadang membuat Riza harus berkoordinasi dengan sekretaris divisi atau karyawan secara langsung. “Menjadi penanggung jawab payroll berarti harus siap sedia dengan segala risiko yang dihadapi, dan kita nggak boleh egois. Karena Docotel cut off di tanggal 20 setiap bulannya, kalau di rentang tanggal 20-25 sedang ada acara pribadi, kita nggak bisa ikut karena harus fokus dan teliti mengurus Payroll. Apapun yang terjadi, kita harus ada di kantor, bahkan kalau bisa overtime. Aku bisa overtime lima sampai delapan jam per minggu menjelang tanggal cut off, dan kalau misal tanggal jatuh di akhir pekan, laporan yang aku buat harus maju,” tambah Riza.

Meski menghadapi berbagai tantangan tersebut, Riza mengaku cukup bahagia dengan profesi yang dijalaninya sekarang. Ketika tim penulis bertanya tentang kesuksesan, ia pun menjawab dengan tegas, “Setiap orang pasti punya jalan kesuksesan masing-masing, kalau aku sekarang sudah merasa cukup dengan apa yang aku jalani, karena aku merasa sudah mencapai tujuan hidup yang pernah aku targetkan sebelumnya. Di depan memang masih banyak tantangan yang harus aku hadapi, tetapi aku dan kalian semua pasti bisa menghadapinya.”

Tentang Docotel

Docotel 4.0 meliputi tim yang berdedikasi, berpengalaman, dan ahli dalam menyediakan produk dan solusi yang bernilai tinggi di semua industri. Kami hadir dengan visi mengatasi permasalahan sehingga dapat menciptakan pengalaman terbaik bagi klien.