Apa Itu Workplace Verification

Mengenal Apa Itu Workplace Verification – Apakah perusahaanmu sedang membuka lowongan pekerjaan dan ingin menemukan kandidat terbaik? Jika ya, kemungkinan besar perusahaanmu akan menerima banyak resume dari pelamar yang tertarik dengan posisi yang tersedia. 

Langkah pertama dalam proses perekrutan adalah menentukan siapa yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang paling sesuai dengan posisi yang dibutuhkan saat ini.

Sebagai pemberi kerja, tentunya kita ingin memastikan bahwa kandidat yang kita pilih benar-benar memiliki pengalaman yang mereka cantumkan di resume. Maka, penting bagi kita untuk melakukan verifikasi tempat kerja, atau workplace verification. Proses ini membantu memastikan bahwa informasi yang disajikan oleh kandidat adalah akurat dan dapat dipercaya.

Workplace verification mencakup pemeriksaan riwayat pekerjaan sebelumnya, mengonfirmasi pengalaman kerja, dan memastikan bahwa kandidat memiliki keterampilan yang relevan. Hal ini dapat dilakukan dengan menghubungi perusahaan sebelumnya, memeriksa referensi, atau menggunakan layanan pihak ketiga yang khusus dalam verifikasi pekerjaan.

Dengan melakukan workplace verification, kita tidak hanya memastikan bahwa kandidat memiliki pengalaman yang sesuai, tetapi juga mengurangi risiko merekrut seseorang yang mungkin tidak memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Ini akan membantu perusahaan mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat diandalkan, yang pada akhirnya berkontribusi pada kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan.

Untuk memahami lebih lanjut tentang workplace verification, simak penjelasannya pada artikel Docotel kali ini, ya!

Definisi Workplace Verification

Workplace verification adalah proses untuk memastikan bahwa informasi terkait pengalaman kerja, riwayat pekerjaan, dan kualifikasi yang diberikan oleh calon karyawan adalah akurat dan dapat dipercaya. Proses ini melibatkan pemeriksaan berbagai aspek dari latar belakang kerja seorang kandidat, termasuk posisi yang pernah dipegang, durasi pekerjaan, tanggung jawab, dan performa kerja di perusahaan sebelumnya. 

Dalam era digital seperti sekarang ini, proses verifikasi identitas dan latar belakang kerja karyawan telah menjadi lebih efisien dan praktis berkat kemajuan teknologi. Salah satu solusi yang menjadi sorotan adalah eKYC (electronic Know Your Customer), yang memfasilitasi proses workplace verification secara online dengan menggunakan teknologi digital.

Dalam konteks ini, Docotel Teknologi menawarkan solusi terkemuka mereka, yaitu KeyPoin e-KYC. KeyPoin e-KYC adalah produk unggulan yang telah dirancang dengan cermat untuk memenuhi kebutuhan proses verifikasi identitas secara online, termasuk untuk keperluan workplace verification.

Sumber: Docotel Teknologi

KeyPoin e-KYC memiliki kemampuan untuk melakukan analisis dan verifikasi data dengan cepat dan efisien. Dengan mengintegrasikan teknologi AI dan machine learning, KeyPoin e-KYC mampu menyediakan hasil yang akurat dan dapat diandalkan dalam waktu yang relatif singkat. Selain itu, KeyPoin e-KYC dapat diakses melalui portal web yang mudah digunakan atau melalui API, memungkinkan integrasi yang mulus dengan sistem internal perusahaan.

Dengan menggunakan KeyPoin e-KYC, perusahaan dapat melakukan workplace verification dengan lebih efisien dan efektif. Proses ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga menghasilkan hasil yang lebih akurat dan dapat dipercaya. Perusahaan tidak perlu lagi bergantung pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan manusia atau manipulasi informasi. Sebagai gantinya, mereka dapat mengandalkan teknologi canggih seperti KeyPoin e-KYC untuk menjalankan proses verifikasi identitas dengan lebih aman dan efisien.

Dengan demikian, KeyPoin e-KYC dari Docotel Teknologi merupakan solusi yang ideal bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam melakukan workplace verification. Dengan menggunakan teknologi terbaru ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka hanya merekrut karyawan yang memiliki identitas yang valid dan pengalaman kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Tujuan Workplace Verification

Sumber: freepik

• Keaslian Informasi

Workplace verification bertujuan untuk memastikan bahwa semua informasi yang disampaikan oleh kandidat mengenai pengalaman kerjanya adalah benar dan akurat. Ini melibatkan pengecekan terhadap riwayat pekerjaan, posisi yang pernah dipegang, durasi kerja, dan tanggung jawab yang diemban. 

Dengan melakukan verifikasi ini, perusahaan dapat mengonfirmasi bahwa data yang disampaikan tidak dibuat-buat atau dilebih-lebihkan, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan perekrutan berdasarkan informasi yang valid.

• Kepatuhan terhadap Regulasi

Tujuan penting lainnya dari workplace verification adalah memastikan bahwa kandidat memiliki kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan. Hal ini meliputi verifikasi terhadap pendidikan, sertifikasi, dan pelatihan yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Dengan memverifikasi kualifikasi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa kandidat memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab pekerjaan secara efektif.

• Mengurangi Risiko Perekrutan yang Salah

Workplace verification juga bertujuan untuk mengurangi risiko mempekerjakan seseorang yang mungkin tidak memiliki kemampuan atau pengalaman yang diklaim. Perekrutan yang salah bisa berakibat pada kinerja yang buruk, peningkatan turnover karyawan, dan potensi masalah internal yang dapat mempengaruhi produktivitas dan morale tim.

Dengan melakukan verifikasi yang cermat, perusahaan dapat menghindari kerugian waktu dan biaya yang disebabkan oleh perekrutan yang tidak tepat, serta memastikan bahwa kandidat yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Workplace Verification

Workplace verification memiliki sejumlah manfaat penting yang dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses rekrutmen karyawan dengan lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari workplace verification:

• Memastikan Kebenaran atau Keaslian Informasi

Verifikasi tempat kerja memastikan bahwa data yang disediakan oleh kandidat adalah akurat dan dapat dipercaya. Ini membantu perusahaan untuk membuat keputusan rekrutmen yang lebih baik berdasarkan informasi yang valid dan mengurangi risiko mempekerjakan individu dengan riwayat kerja palsu atau tidak akurat.

• Kepatuhan terhadap Persyaratan dan Regulasi

Dalam beberapa industri, terutama yang terkait dengan keamanan, keselamatan, atau privasi data, ada persyaratan regulasi yang ketat terkait dengan perekrutan karyawan. Workplace verification membantu perusahaan mematuhi persyaratan ini dengan memastikan bahwa kandidat memenuhi standar dan persyaratan yang ditetapkan oleh otoritas pengatur.

• Meningkatkan Kepercayaan dan Reputasi

Dengan memverifikasi latar belakang karyawan, perusahaan menunjukkan komitmen terhadap transparansi dan integritas dalam proses rekrutmen. Ini dapat meningkatkan kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan, serta memperkuat reputasi perusahaan sebagai tempat kerja yang profesional dan dapat dipercaya.

• Efisiensi dan Produktivitas

Dengan memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas yang akan dilaksanakan, workplace verification membantu memastikan bahwa karyawan dapat mulai bekerja dengan cepat dan efisien tanpa perlu waktu tambahan untuk pelatihan atau penyesuaian.

• Mengurangi Risiko Hukum

Mempekerjakan individu dengan informasi palsu atau tidak akurat dapat mengakibatkan risiko hukum bagi perusahaan. Dengan melakukan verifikasi yang cermat, perusahaan dapat mengurangi risiko ini dan melindungi diri dari potensi tuntutan atau sanksi hukum.

Langkah-langkah Untuk Melakukan Workplace Verification Melalui e-KYC

Langkah-langkah dalam workplace verification dengan bantuan e-KYC (electronic Know Your Customer) melibatkan penggunaan teknologi digital untuk memverifikasi identitas dan latar belakang kerja calon karyawan secara online. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses ini:

• Melakukan registrasi dan Setup Akun

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan mendaftar dan membuat akun di platform e-KYC yang akan digunakan untuk melakukan verifikasi identitas. Perusahaan perlu mengatur profil akun dengan informasi yang diperlukan dan mengatur preferensi verifikasi yang diinginkan.

• Pengumpulan Data Identitas

Calon karyawan diharuskan untuk mengunggah dokumen identitas resmi mereka seperti KTP, paspor, atau SIM ke platform e-KYC. Dokumen ini akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan verifikasi identitas.

• Verifikasi Identitas Digital

Calon karyawan kemudian diminta untuk melakukan verifikasi identitas digital, yang mungkin melibatkan pengambilan selfie atau rekaman video untuk memastikan bahwa wajah mereka sesuai dengan foto di dokumen identitas yang diunggah.

• Pengumpulan Data Riwayat Pekerjaan

Setelah identitas terverifikasi, calon karyawan diminta untuk mengisi informasi tentang riwayat pekerjaan mereka, termasuk posisi yang pernah dipegang, nama perusahaan sebelumnya, durasi kerja, dan tanggung jawab yang diemban.

• Verifikasi Riwayat Pekerjaan

Platform e-KYC akan menggunakan teknologi untuk memverifikasi riwayat pekerjaan calon karyawan dengan mengakses database atau sumber data lainnya. Proses ini melibatkan konfirmasi posisi, durasi kerja, dan tanggung jawab di tempat kerja sebelumnya.

• Analisis dan Verifikasi Data

Data yang dikumpulkan akan dianalisis dan diverifikasi menggunakan algoritma dan teknologi kecerdasan buatan (AI) untuk memastikan keakuratan dan keandalan informasi yang disediakan oleh calon karyawan.

• Penerbitan Laporan Hasil Verifikasi

Setelah proses verifikasi selesai, platform e-KYC akan menghasilkan laporan yang merinci hasil verifikasi identitas dan riwayat pekerjaan calon karyawan. Laporan ini akan memberikan informasi yang diperlukan bagi perusahaan untuk membuat keputusan rekrutmen yang tepat.

• Integrasi dengan Sistem HR

Hasil verifikasi dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) perusahaan untuk memperbarui data karyawan dan memastikan informasi yang akurat dalam database perusahaan.

Implementasi Workplace Verification di Tempat Kerja

Sumber: freepik

Implementasi workplace verification di tempat kerja melibatkan serangkaian langkah dan kebijakan yang dirancang untuk memastikan bahwa setiap karyawan yang direkrut memiliki identitas dan riwayat kerja yang valid dan sesuai dengan persyaratan perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengimplementasikan workplace verification di tempat kerja:

• Penetapan Kebijakan Verifikasi

Langkah pertama dalam implementasi workplace verification adalah penetapan kebijakan yang jelas dan komprehensif terkait dengan proses verifikasi identitas dan latar belakang kerja. Kebijakan ini harus mencakup detail tentang persyaratan minimum yang diperlukan untuk verifikasi, termasuk jenis dokumen yang diterima dan prosedur yang harus diikuti.

Hal ini juga harus mencakup tanggung jawab dan peran dari setiap departemen atau individu yang terlibat dalam proses verifikasi, serta konsekuensi jika informasi palsu atau tidak akurat ditemukan.

• Pelatihan dan Pendidikan

Pelatihan dan pendidikan merupakan komponen penting dalam memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proses rekrutmen memahami pentingnya verifikasi identitas dan riwayat kerja. Tim HR dan personel terkait harus diberikan pelatihan tentang kebijakan dan prosedur yang relevan, serta diberi pengetahuan tentang teknik verifikasi yang efektif.

Selain itu, calon karyawan juga harus diberikan informasi yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dalam proses verifikasi, serta konsekuensi dari memberikan informasi palsu atau tidak akurat.

• Pengumpulan Dokumen

Setelah kebijakan dan prosedur telah ditetapkan, langkah berikutnya adalah pengumpulan dokumen dari calon karyawan. Ini termasuk dokumen identitas resmi seperti KTP, paspor, atau SIM, serta informasi tentang riwayat pekerjaan mereka, termasuk nama perusahaan sebelumnya, posisi yang dipegang, dan durasi kerja.

Pengumpulan dokumen harus dilakukan secara hati-hati dan cermat untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tersedia untuk proses verifikasi.

• Verifikasi Identitas dan Riwayat Kerja

Setelah dokumen terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan verifikasi identitas dan riwayat kerja calon karyawan. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, termasuk penggunaan teknologi e-KYC atau hubungan langsung dengan perusahaan sebelumnya atau pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam verifikasi identitas.

Penting untuk melakukan verifikasi dengan cermat dan teliti untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan oleh calon karyawan adalah akurat dan dapat dipercaya.

• Penerbitan Laporan Verifikasi

Setelah proses verifikasi selesai, langkah terakhir adalah menghasilkan laporan yang merinci hasil verifikasi identitas dan riwayat kerja calon karyawan. Laporan ini harus mencakup semua informasi yang telah diverifikasi, serta hasil analisis dan kesimpulan dari proses verifikasi.

Laporan tersebut harus disimpan secara aman dan terpercaya untuk penggunaan di masa depan, dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang jika diperlukan.

• Integrasi dengan Sistem HR

Terakhir, hasil verifikasi harus diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) perusahaan untuk memperbarui data karyawan dan memastikan informasi yang akurat dalam database perusahaan. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk menggunakan informasi verifikasi dalam proses pengelolaan karyawan, termasuk penggajian, penilaian kinerja, dan pengembangan karir.

Mengapa Worklife Verification Penting?

Workplace verification sangat penting karena memiliki dampak yang signifikan bagi keseluruhan operasi dan keberhasilan sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa workplace verification menjadi penting:

• Memastikan Kualitas Karyawan

Workplace verification membantu perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan yang direkrut memiliki kualifikasi, pengalaman, dan kredibilitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan memverifikasi riwayat pekerjaan dan kualifikasi karyawan, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki tim yang kompeten dan mampu menjalankan tugas-tugas dengan baik.

• Efisiensi Operasional

Meskipun terkadang membutuhkan investasi awal dalam waktu dan sumber daya, workplace verification dapat meningkatkan efisiensi operasional dalam jangka panjang. Dengan memiliki karyawan yang tepat di tempat yang tepat, perusahaan dapat menghindari biaya tambahan yang terkait dengan perekrutan yang salah, pelatihan ulang, atau peningkatan turnover karyawan.

• Pemenuhan Tujuan Strategis

Dengan memiliki tim yang terdiri dari individu yang memiliki kualifikasi yang tepat, perusahaan dapat lebih mudah mencapai tujuan strategis mereka. Karyawan yang berkualitas tinggi cenderung lebih produktif, inovatif, dan berkontribusi secara positif terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

• Mengurangi Risiko Keuangan

Perekrutan yang salah atau pengaturan ulang yang sering karena karyawan tidak sesuai dapat mengakibatkan biaya tambahan bagi perusahaan, seperti biaya pelatihan ulang, biaya rekrutmen kembali, atau biaya yang terkait dengan peningkatan turnover karyawan. Ini dapat mengganggu keseimbangan keuangan perusahaan dan menghambat pertumbuhan dan perkembangan jangka panjang.

• Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Identifikasi dan perbaikan masalah operasional melalui verifikasi tempat kerja dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa workplace verification adalah langkah yang penting dalam proses perekrutan karyawan. Sebab, mampu membantu dalam memastikan bahwa Perusahaan memilih kandidat yang benar-benar memenuhi kualifikasi dan mempunyai rekam jejak yang dapat dipercaya.

Itulah penjelasan tentang workplace verification yang perlu diketahui. Untuk mendapatkan informasi seputar e-KYC dan berbagai produk teknologi lainnya yang berkaitan, kamu dapat mengunjungi blog Docotel Teknologi.