5 Alasan Kamu Harus Beralih ke Tanda Tangan Elektronik di Tempat Kerja, Cek Yuk!

Tanda Tangan Elektronik di Tempat Kerja Semakin Dibutuhkan – Di era digital ini, teknologi terus berkembang dan memberikan solusi baru untuk mengatasi tantangan yang dihadapi oleh perusahaan, terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan dokumen. Salah satu inovasi yang semakin populer adalah tanda tangan elektronik.

Seiring dengan kemajuan teknologi dan pergeseran ke arah kerja jarak jauh (work from home), banyak perusahaan mulai mempertimbangkan beralih ke tanda tangan elektronik sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi biaya. Berikut adalah lima alasan dari Blog Docotel mengapa Anda harus mempertimbangkan beralih ke tanda tangan elektronik di lingkungan kerja.

1. Tanda Tangan Elektronik: Efisiensi Proses

Tanda tangan elektronik memungkinkan proses yang lebih cepat dan efisien dalam menyelesaikan dokumen-dokumen yang memerlukan tanda tangan. Dibandingkan dengan metode tradisional yang melibatkan pencetakan, pengiriman, dan pengembalian dokumen fisik, tanda tangan elektronik dapat diselesaikan dalam hitungan menit, bahkan detik. Karyawan tidak perlu lagi menunggu berhari-hari untuk menerima dokumen yang harus ditandatangani atau mengirimkannya kembali. Ini meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu yang terbuang. Lalu apa saja sih proses penandatangan ini?

5 Proses tanda tangan elektronik:

1. Proses identifikasi adalah langkah penting dalam memastikan keabsahan tanda tangan elektronik. Ini melibatkan verifikasi identitas pengguna melalui berbagai metode, seperti penggunaan kata sandi, verifikasi dua faktor, atau bahkan biometrik.
2. Otentikasi adalah tahap di mana pengguna membuktikan bahwa mereka secara sadar menyetujui atau menandatangani dokumen atau transaksi tertentu. Ini bisa dilakukan melalui klik pada kotak centang atau menggunakan kode khusus yang dikirim melalui email atau SMS.
3. Enkripsi, yang menjaga keamanan tanda tangan elektronik dari akses yang tidak sah. Ini melibatkan penggunaan algoritma kriptografi untuk mengamankan data yang ditandatangani elektronik dan mencegah perubahan atau manipulasi selama proses transmisi.
4. Proses auditabilitas memastikan bahwa setiap tanda tangan elektronik dapat dilacak kembali ke asalnya dan diverifikasi keabsahannya. Ini mencakup penyimpanan catatan audit yang mencatat setiap tindakan yang terkait dengan tanda tangan elektronik.
5. Kepatuhan hukum adalah proses memastikan bahwa tanda tangan elektronik memenuhi standar hukum yang berlaku di wilayah tempat transaksi tersebut dilakukan. Ini melibatkan kepatuhan terhadap regulasi dan peraturan yang berkaitan dengan keamanan dan keabsahan tanda tangan elektronik.

2. Efesiensi Biaya

Beralih ke tanda tangan elektronik juga dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan bagi perusahaan. Biaya yang terkait dengan penggunaan kertas, tinta printer, dan pengiriman fisik dokumen dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan sama sekali. Selain itu, mengurangi penggunaan kertas juga berkontribusi pada upaya perusahaan dalam menjaga lingkungan dengan mengurangi jejak karbon. Apalagi sih dampak efesiensi akibat dari pengaplikasian tanda tangan elektronik?

5 Efesiensi dampak penggunaan tanda tangan digital:

1. Penghematan Waktu: Proses tanda tangan tradisional memakan waktu yang cukup, terutama jika melibatkan pengiriman dokumen fisik melalui pos atau kurir. Dengan tanda tangan elektronik, dokumen dapat ditandatangani dan dikirim dalam hitungan detik, menghemat waktu yang berharga bagi individu dan organisasi.
2. Pengurangan Biaya: Mengurangi penggunaan kertas, tinta, dan biaya pengiriman fisik adalah hasil langsung dari beralih ke tanda tangan elektronik. Selain itu, pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk proses administrasi juga menghasilkan penghematan biaya dalam jangka panjang.
3. Peningkatan Produktivitas: Dengan menghilangkan hambatan fisik yang terkait dengan proses tanda tangan tradisional, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih bernilai tambah. Ini dapat menghasilkan peningkatan produktivitas secara keseluruhan dalam suatu organisasi.
4. Fleksibilitas dan Aksesibilitas: Tanda tangan elektronik memungkinkan individu untuk menandatangani dokumen dari mana saja dan kapan saja, asalkan mereka memiliki akses internet. Hal ini membuka pintu bagi kolaborasi jarak jauh dan mobilitas yang lebih besar dalam lingkungan kerja.
5. Penyederhanaan Proses Bisnis: Dengan menggunakan platform tanda tangan elektronik yang terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen dan alur kerja, organisasi dapat menyederhanakan proses bisnis mereka. Dokumen dapat dengan mudah diteruskan, disetujui, dan diarsipkan tanpa perlu intervensi manual yang berlebihan.

3. Keamanan Dokumen

Keamanan dokumen adalah hal yang sangat penting, terutama di lingkungan bisnis. Tanda tangan elektronik menawarkan tingkat keamanan yang tinggi melalui enkripsi dan otentikasi yang kuat. Dokumen yang ditandatangani secara elektronik sering kali lebih sulit untuk dipalsukan dibandingkan dengan dokumen fisik. Selain itu, platform tanda tangan elektronik biasanya menyimpan jejak audit yang mencatat setiap aktivitas yang terjadi pada dokumen, memberikan transparansi dan akuntabilitas yang lebih besar. Lalu hal apa saja hal yg perlu diperhatikan guna keamanan dokumen?

5 hal yang perlu diperhatkan guna menjaga keamanan dokumen:

1. Enkripsi data adalah fondasi utama keamanan dokumen elektronik. Ini melibatkan penggunaan algoritma enkripsi yang kuat untuk mengamankan dokumen selama penyimpanan dan transmisi, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat membaca dan mengaksesnya.
2. Penggunaan sertifikat digital memastikan keaslian tanda tangan digital. Sertifikat digital berfungsi sebagai cap elektronik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi terpercaya, menjamin identitas pihak yang menandatangani dan keaslian dokumen.
3. Penggunaan kontrol akses yang ketat. Ini mencakup penetapan izin akses yang tepat untuk pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka, serta pelaksanaan mekanisme otentikasi ganda untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen.
4. Auditabilitas adalah langkah penting untuk melacak dan merekam setiap aktivitas yang terkait dengan dokumen elektronik, termasuk tanda tangan dan perubahan yang dilakukan. Ini memungkinkan untuk memeriksa jejak digital dan memvalidasi keabsahan dokumen.
5. Kepatuhan hukum adalah proses memastikan bahwa penggunaan tanda tangan digital dan pengolahan dokumen sesuai dengan regulasi dan hukum yang berlaku. Kepatuhan ini penting untuk menghindari konsekuensi hukum yang merugikan dan membangun kepercayaan dalam transaksi elektronik.

4. Kemudahan Akses dan Kolaborasi

Dengan tanda tangan elektronik, dokumen dapat diakses dan ditandatangani dari mana saja, kapan saja, dan dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet. Ini memungkinkan kolaborasi yang lebih mudah antara tim yang bekerja dari jarak jauh atau di lokasi yang berbeda. Tidak lagi diperlukan pertemuan fisik untuk menandatangani dokumen, yang dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan.

5. Kepatuhan dan Legalitas

Meskipun ada kekhawatiran awal tentang legalitas tanda tangan digital, sebagian besar yurisdiksi telah mengakui dan mengatur penggunaannya dalam proses bisnis, contohnya di Indonesia ialah sertifikasi PsRE (Penyelenggara Sertifikat Elektronik). Banyak negara telah mengesahkan undang-undang yang mengakui tanda tangan digital sebagai bentuk tanda tangan yang sah, asalkan memenuhi persyaratan keamanan tertentu. Dengan menggunakan platform tanda tangan digital yang sesuai, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dan meminimalkan risiko hukum.

Beralih ke tanda tangan digital adalah langkah cerdas bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan keamanan dalam proses administrasi dokumen. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan, mempercepat proses bisnis, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Dengan begitu banyak manfaat yang ditawarkan, tidak mengherankan bahwa semakin banyak perusahaan yang memilih untuk mengadopsi tanda tangan digital di tempat kerja mereka.