Wajib Tahu! Contoh Nomor Rekam Medis Pasien

Sistem pemberian nomor rekam medis pasien merupakan suatu cara pemberian nomor untuk setiap pasien yang berobat di fasilitas layanan kesehatan. Rekam medis sendiri merupakan komponen yang kritikal dalam sistem pelayanan kesehatan, menyimpan informasi detail tentang riwayat kesehatan dari setiap pasien.

Adanya nomor rekam medis tidak hanya dapat memudahkan penyedia pelayanan kesehatan dalam mengakses informasi kesehatan pasiennya saja, tetapi juga sekaligus memastikan privasi data dan integritas kesehatan.

Mari kita jelajahi lebih lanjut tentang fungsi nomor rekam medis dan contoh nomor rekam medis pasien di rumah sakit. Simak artikel Docotel berikut ini sampai habis, ya!

Definisi Nomor Rekam Medis Pasien

Sebelum kita mengetahui fungsi dan contoh nomor rekam medis pasien, kita juga tentunya perlu mengetahui terlebih dahulu pengertian dari nomor rekam medis pasien.

Nomor rekam medis pasien adalah komponen penting dalam pengelolaan informasi kesehatan pasien di berbagai fasilitas pelayanan kesehatan, mulai dari rumah sakit besar hingga klinik kecil di sudut kota. Nomor rekam medis pasien dapat didefinisikan sebagai serangkaian angka atau kode unik yang diberikan oleh tenaga kesehatan kepada setiap pasien yang mendapatkan perawatan medis, baik itu rawat jalan, rawat inap, atau tindakan darurat yang memerlukan intervensi medis segera.

Pada dasarnya, nomor rekam medis pasien bertujuan untuk memfasilitasi pengelolaan informasi pasien secara efisien dan terorganisir. Saat seorang pasien pertama kali mendaftar di sebuah fasilitas kesehatan, petugas administrasi akan menetapkan nomor rekam medis pasien yang kemudian akan menjadi identifikasi unik pasien tersebut selama masa perawatan medisnya. Nomor rekam medis pasien ini akan terhubung dengan semua informasi medis pasien, mulai dari riwayat penyakit, hasil tes laboratorium, catatan operasi, hingga rencana pengobatan yang direkomendasikan.

Penggunaan nomor rekam medis pasien memungkinkan para tenaga kesehatan untuk dengan cepat mengakses dan mengumpulkan informasi yang relevan tentang pasien, bahkan jika pasien tersebut telah mendapatkan perawatan di berbagai tempat atau oleh berbagai dokter yang berbeda. Misalnya, jika seorang pasien mengunjungi klinik gigi untuk perawatan gigi, kemudian beberapa bulan kemudian membutuhkan konsultasi dengan dokter umum di rumah sakit, dokter yang bersangkutan dapat dengan mudah mengakses riwayat medis pasien tersebut melalui nomor rekam medis pasien yang sama.

Selain itu, nomor rekam medis pasien juga membantu dalam menjaga kerahasiaan informasi medis pasien. Dengan menggunakan nomor rekam medis pasien sebagai identifikasi utama, maka hanya petugas kesehatan yang memiliki hak akses yang sah yang dapat mengakses informasi medis pasien tersebut. Ini penting dalam memastikan bahwa informasi kesehatan pasien tetap bersifat pribadi dan terlindungi dari akses yang tidak sah.

Dalam konteks pengelolaan data kesehatan yang semakin berkembang, penggunaan nomor rekam medis pasien juga telah meluas ke dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang terintegrasi. Melalui sistem ini, informasi medis pasien dapat diakses secara online oleh berbagai fasilitas kesehatan yang terhubung, memungkinkan koordinasi perawatan yang lebih baik antar penyedia layanan kesehatan.

Berdasarkan pada Permenkes No.24 tahun 2022, di mana setiap fasilitas layanan kesehatan, wajib untuk menyelenggarakan rekam medis elektronik (RME). Pencatatan rekam medis elektronik ini nantinya akan terdaftar di dalam platform SATUSEHAT, sehingga memungkinkan rekam medis pasien untuk diakses dari satu fasilitas kesehatan ke fasilitas kesehatan yang lainnya.

SIMRS DHealth yang dinaungi oleh Docotel Teknologi menyediakan sistem rekam medis elektronik yang disimpan secara digital. Sistem penyimpanan secara digital ini dapat memudahkan setiap petugas medis dalam melaksanakan aktivitas pemberian nomor rekam medis pasien.

SIMRS DHealth hadir dengan solusi sistem rekam medis elektronik yang disebut dengan EMR, yang mampu membantu setiap layanan kesehatan dalam menemukan rekam medis pasien dengan cepat dan akurat. Solusi yang dihadirkan tentunya dilengkapi dengan berbagai kelebihan, mulai dari kehadiran aplikasi yang berbasis web based dan Open API yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Serta, berbagai fitur lengkap yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi SIMRS DHealth.

Secara keseluruhan, nomor rekam medis pasien memiliki peran yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efektif dan terkoordinasi kepada masyarakat. Dengan memberikan identifikasi unik kepada setiap pasien, nomor rekam medis pasien membantu dalam pengelolaan informasi medis pasien, memfasilitasi koordinasi perawatan lintas fasilitas, dan menjaga privasi informasi kesehatan pasien. Dengan demikian, penting bagi setiap fasilitas kesehatan untuk mengimplementasikan dan mengelola nomor rekam medis pasien dengan baik dalam sistem rekam medis mereka.

Sistem Pemberian Nomor Rekam Medis dan Contoh Nomor Rekam Medis Pasien

Sumber: freepik

Banyak fasilitas kesehatan memilih untuk menyimpan rekam medis pasien berdasarkan nomor rekam medis. Hal ini dilakukan karena penyimpanan berdasarkan abjad umumnya lebih rumit dan kurang efisien. Setidaknya, terdapat tiga jenis penomoran rekam medis yang umum digunakan:

• Penomoran Berurutan (Serial Numbering)

Dalam jenis penomoran ini, setiap kali seorang pasien mendaftar, dia akan diberikan nomor rekam medis yang baru. Artinya, setiap kunjungan pasien menghasilkan nomor rekam medis yang berbeda. Berikut contoh nomor rekam medis pasien:

Seorang pasien mendaftar di Rumah Sakit A dan diberikan nomor rekam medis 14307. Satu bulan kemudian, ketika pasien tersebut kembali untuk kontrol, dia akan diberikan nomor rekam medis yang baru, misalnya 14315.

• Unit Numbering

Unit Numbering, atau penomoran berdasarkan unit, adalah sistem di mana setiap pasien diberikan hanya satu nomor rekam medis yang mencakup semua informasi medis mereka, termasuk riwayat perawatan darurat, rawat jalan, dan rawat inap.

Pada kunjungan pertama pasien ke fasilitas kesehatan, dia akan diberikan nomor rekam medis pasien yang akan terus digunakan untuk setiap kunjungan dan perawatan selanjutnya. Nomor ini menjadi identifikasi unik pasien dan menggabungkan semua data medis mereka dalam satu entitas.

Contoh nomor rekam medis pasien pada sistem unit numbering seperti, seorang pasien mendaftar di Rumah Sakit C dan diberikan nomor rekam medis 35257. Dua minggu kemudian, ketika pasien tersebut kembali untuk kontrol, nomor rekam medis yang sama, yaitu 35257, akan digunakan kembali.

Contoh nomor rekam medis pasien berdasarkan unit memudahkan akses dan manajemen informasi medis pasien, karena semua data terkait dengan pasien tersebut dapat ditemukan dengan mudah menggunakan nomor rekam medis yang sama. Tentunya, ini membantu dalam koordinasi perawatan lintas fasilitas dan memastikan konsistensi dalam pengelolaan riwayat medis pasien. Dengan menggunakan satu nomor rekam medis pasien untuk semua perawatan, fasilitas kesehatan dapat memberikan pelayanan yang lebih terpadu dan efisien kepada pasien mereka.

• Serial Unit Numbering

Serial Unit Numbering merupakan gabungan dari dua sistem penomoran, yaitu penomoran berdasarkan unit dan serial. Dalam sistem ini, setiap kali seorang pasien mendaftar, dia akan diberikan nomor rekam medis yang baru. Namun, rekam medis sebelumnya dari pasien tersebut tetap ada dan diarsipkan di bawah nomor rekam medis terbaru yang dikeluarkan.

Contoh nomor rekam medis pasien ini seperti, seorang pasien yang mendaftar ke sebuah Rumah Sakit A, ia akan mendapat nomor rekam medis 14562. Lalu, tiga minggu kemudian ia Kembali untuk control. Pada saat pasien tersebut mendaftar, ia akan mendapat nomor rekam medis pasien 12649. Meski berubah nomor rekam medis pasiennya, tetapi rekam medis yang sebelumnya tetap terdokumentasi dengan teratur.

Jadi, meskipun pasien mendapatkan nomor rekam medis baru setiap kali mendaftar, semua informasi medis yang terkait dengan pasien tersebut tetap terkumpul dan terdokumentasi secara teratur. Ketika pasien datang untuk perawatan selanjutnya, petugas kesehatan dapat dengan mudah mengakses dan merujuk kembali ke semua riwayat medis pasien, baik yang baru maupun yang lama, karena semuanya terhubung di bawah nomor rekam medis yang sama.

Dengan adanya Serial Unit Numbering, fasilitas kesehatan dapat memastikan bahwa tidak ada informasi medis yang hilang atau terpisah, dan pasien dapat menerima perawatan yang kontinu dan terkoordinasi. Sistem ini juga membantu dalam mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data pasien, serta memungkinkan pemantauan yang lebih efektif terhadap perubahan kondisi kesehatan pasien dari waktu ke waktu. Sebagai hasilnya, pasien dapat merasa lebih percaya diri dan nyaman dalam penerimaan pelayanan kesehatan yang berkualitas.

Tujuan Dibuatnya Nomor Rekam Medis Pasien

Nomor rekam medis pasien tidak hanya berfungsi sebagai identifikasi unik untuk menemukan informasi terkait riwayat kesehatan pasien, tetapi juga memiliki tujuan tambahan yang sama pentingnya. Beberapa tujuan tersebut mencakup aspek-aspek berikut:

• Mencegah Duplikasi Nomor Rekam Medis

Salah satu tujuan utama nomor rekam medis adalah untuk mencegah terjadinya duplikasi nomor. Duplikasi nomor rekam medis dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan dalam pemberian perawatan medis. Dengan menghindari duplikasi nomor, sistem kesehatan dapat memastikan bahwa setiap pasien memiliki identifikasi yang unik dan konsisten di setiap kunjungan medisnya.

• Memudahkan Akses dan Pembacaan Riwayat Kesehatan

Nomor rekam medis juga dirancang untuk memudahkan pembacaan riwayat kesehatan pasien. Dokter dan petugas kesehatan dapat dengan cepat mengakses dan memahami riwayat kesehatan pasien dengan melihat nomor rekam medis tersebut. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan pelayanan kesehatan yang lebih terinformasi dan tepat sesuai dengan kebutuhan pasien.

• Meningkatkan Kecepatan Temu Kembali Informasi

Dalam situasi darurat atau kasus yang memerlukan penanganan cepat, kecepatan dalam temu kembali informasi medis pasien sangatlah krusial. Nomor rekam medis yang terstruktur dengan baik memungkinkan petugas medis untuk dengan cepat mengidentifikasi riwayat kesehatan pasien yang relevan dan mengambil tindakan yang diperlukan secara tepat waktu. Ini dapat menyelamatkan nyawa dan mengurangi risiko komplikasi yang lebih serius.

Perbedaan Nomor Rekam Medis Pasien Konvensional dan Elektronik (Digital)

Sumber: freepik

Dalam menghadapi kemajuan teknologi yang semakin pesat, banyak rumah sakit telah beralih menggunakan sistem informasi berbasis aplikasi untuk pengelolaan rekam medis. Namun, tidak semua layanan kesehatan mengikuti langkah tersebut. Beberapa layanan kesehatan masih menggunakan pendekatan konvensional dalam pengelolaan rekam medis.

Oleh karena itu, penting untuk memahami perbedaan antara cara menemukan nomor rekam medis pasien secara konvensional dan elektronik atau digital. Dengan begitu, nantinya setiap pengelola layanan kesehatan dapat menemukan solusi yang sesuai dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi rekam medis pasien. Beberapa perbedaan yang dapat ditemui antara lain:

• Perangkat yang Digunakan dalam Pengelolaan Rekam Medis

Dalam pengelolaan rekam medis konvensional atau fisik, manajemen rumah sakit maupun klinik, tentunya sudah mengenal penggunaan teknologi. Namun, penggunaannya sering terbatas pada pemindaian (scanning) rekam medis menggunakan perangkat scanner, diikuti dengan pemberian nomor rekam medis pada nama dokumen yang terpindai.

Di sisi lain, pada pengelolaan rekam medis elektronik, penggunaan scanner biasanya tidak lagi diperlukan. Rekam medis disimpan melalui sistem informasi berbasis aplikasi atau perangkat lunak yang dapat diakses dengan mudah.

• Proses Pencarian Informasi Nomor Rekam Medis

Terjadi perbedaan yang signifikan dalam proses pencarian nomor rekam medis pasien. Pada pengelolaan rekam medis secara fisik, staf kesehatan harus meminta informasi kepada bagian kearsipan yang menyimpan dokumen-dokumen rekam medis.

Namun, pada pengelolaan menggunakan sistem informasi berbasis teknologi, tenaga kesehatan dapat mengakses secara langsung melalui aplikasi. Hal tersebut tentunya mempercepat pencarian rekam medis secara signifikan. Hal ini lebih ditingkatkan lagi dengan menggunakan aplikasi seperti SIMRS DHealth, yang membuat pengelolaan rekam medis menjadi lebih optimal.

• Media Penyimpanan Dokumen

Rekam medis, sebagai dokumen penting, harus disimpan dengan baik. Di rumah sakit atau klinik yang masih menggunakan pendekatan konvensional, dokumen rekam medis disimpan dalam perangkat komputer, laptop, atau media penyimpanan seperti hardisk atau flash drive.

Sementara pada pengelolaan secara elektronik, dokumen-dokumen tersebut disimpan pada server atau media penyimpanan berbasis cloud. Dengan demikian, risiko kerusakan atau kehilangan dokumen dapat diminimalkan. Sehingga, meningkatkan keamanan data rekam medis secara keseluruhan.

Keamanan dan Privasi Data Setiap Pasien

Dalam era digital yang semakin maju, keamanan dan privasi data menjadi aspek yang sangat penting dalam pengelolaan informasi kesehatan. Nomor rekam medis pasien memiliki peran krusial dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi pasien di lingkungan yang terhubung secara digital.

Dengan menggunakan sistem yang terenkripsi, maka nomor rekam medis pasien dapat dipastikan bahwa informasi kesehatan pasien disimpan dan diakses secara aman. Dengan menerapkan sistem enkripsi pada nomor rekam medis pasien, maka informasi medis pasien dijaga dari akses yang tidak sah atau pencurian data.

Selain itu, nomor rekam medis pasien juga berperan dalam mengatur akses terhadap data kesehatan pasien. Hanya individu yang berwenang, seperti dokter, perawat, atau staf medis yang ditunjuk, yang memiliki izin untuk mengakses informasi medis pasien melalui nomor rekam medis tersebut. Dengan demikian, risiko akses yang tidak sah atau penyalahgunaan informasi medis dapat dikurangi secara signifikan.

Itulah penjelasan tentang rekam medis pasien beserta contoh nomor rekam medis pasien. Nomor rekam medis pasien telah menjadi tulang punggung dalam sistem kesehatan modern, memainkan peran kunci dalam mengelola informasi kesehatan pasien secara efektif. Keberadaannya tidak hanya memfasilitasi pengelolaan data kesehatan yang lebih efisien, tetapi juga memastikan keamanan dan koordinasi yang tepat dalam menyediakan layanan kesehatan. Baik untuk kepentingan perawatan maupun keperluan penelitian.

Semoga informasi tentang contoh nomor rekam medis pasien dapat bermanfaat bagi para pembaca. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang rekam medis elektronik dan berbagai teknologi lainnya? Semuanya dapat ditemukan di blog Docotel.