Mengapa Tanda Tangan Basah Harus Diganti dengan Tanda Tangan Digital?

Mengandalkan secara eksklusif pada tanda tangan basah itu mahal!. Menunggu perjanjian yang ditandatangani dan kontrak selesai membutuhkan waktu serta uang. Teknologi telah menciptakan kemudahan, kecepatan, maupun keaman dalam hal tanda tangan dengan tanda digital.

Artikel ini menjelaskan apa yang dimaksud dengan istilah “tanda tangan basah” dan kerugianya.

Apa itu tanda tangan basah?

Apa yang akan terlintas ketika mendengar “tanda tangan”?
Kebanyakan yang akan terlintas dalam pikiran kita semua adalah tanda tangan basah yang selama ini kita gunakan untuk menandatangani setiap dokumen ataupun perjanjian.

Membubuhkan nama di atas kertas dengan pena tinta, menandai dengan stiker sign, menambahkan stempel perusahaan atau logo organisasi, semuanya ini adalah ciri dari tanda tangan basah. Disebut sebagai tanda tangan “basah” karena tinta yang digunakan perlu waktu untuk mengering setelah menandai dokumen.

Namun sekarang ini banyak cara untuk menadatangani sebuah dokumen. Dengan menggunakan tanda tangan digital dapat mengurangi kerugian dari penggunaan tanda tangan basah.

Apa saja yang menjadi kerugian dari tanda tangan basah?

Meskipun menandatangani dokumen fisik terjadi secara instan, ada beberapa kelemahan dalam proses pengumpulan tanda tangan basah untuk bisnis dan klien antara lain:

Waktu

Membuat, mengirim, menandatangani, dan mengembalikan dokumen kertas bisa berjalan lambat. Penandatangan mungkin mengalami penundaan perjanjian pengembalian karena masalah dengan pengiriman atau layanan kurir. Hari kerja dan jadwal liburan juga dapat mengganggu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses dalam sebuah tanda tangan.

Biaya

Biaya perlengkapan kantor dan mesin bertambah. Tanda tangan basah membutuhkan printer dan pemindai serta pasokan tinta, toner, serta kertas yang konstan.

Menunggu perjanjian kontrak yang dikirim dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan atau potensi lainnya. Klien harus menunggu dokumen dikirimkan ke pihak mereka untuk mempelajari penawaran proposal yang telah dibuat. Bila terdapat revisi harus mengulang proses yang sama dari awal kembali.

Ketidaknyamanan

Ada banyak hal yang dapat menyebabkan ketidaknyamanan dalam mengumpulkan tanda tangan basah. Apakah penerima tanda tangan memiliki akses ke mesin pemindai?. Apakah mereka akan mengalami masalah dalam mengembalikan dokumen yang dikirim?. Untuk bisnis, menyimpan tanda tangan berbasis kertas juga cukup merepotkan. Perjanjian yang dikembalikan perlu dipindai, diajukan, kemudian disimpan. Membutuhkan keahlian dalam hal pengarsipan dokumen yang belum tentu setiap perusahaan atau organisasi dapat melakukannya.

Dampak Lingkungan

Banyak perusahaan yang berjanji untuk mengurangi penggunaan kertas. Kenyataannya, selama ini tidak demikian, masih banyak perusahaan menggunakan tanda tangan basah dalam setiap perjanjian yang membuat penggunaan kertas tetap tinggi. Dalam memproduksi sebuah kertas membutuhkan air dan pohon dalam jumlah besar, juga berkontribusi terhadap deforestasi. Jasa pengiriman dokumen juga salah satu penyumbang dari dampak lingkungan ini. Polusi yang dihasilkan dari setiap dokumen yang dikirimkan atau dikembalikan memberi dampak negatif langsung terhadap lingkungan.

Kapan tanda tangan digital dapat menggantikan tanda tangan basah?

Tanda tangan digital memungkinkan dokumen digital ditandatangani secara sah tanpa memerlukan tanda tangan berbasis kertas dan tulisan tangan. Dengan cara kerja yang sama seperti tanda tangan basah, tanda tangan digital dapat memverifikasi identitas seseorang, merupakan bukti persetujuan, status kontrak, dan merupakan pengesahan informasi yang terkandung dalam dokumen.

Beberapa contoh umum tanda tangan elektronik meliputi:
Mengetik nama anda kedalam dokumen elektronik, seperti email
Mengunggah tanda tangan kertas yang dipindai
Menggambar tanda tangan anda di layar
Mengklik tombol di situs web untuk mengonfirmasi pesanan

Beberapa undang-undang telah dibuat di seluruh indonesia yang melegalkan penggunaan tanda tangan digital, dengan tanda tangan basah. Tanda tangan digital atau digital signature memiliki fungsi sama dengan tanda tangan analog yang dituliskan di atas kertas. Undang-Undang (UU) No. 11 Tahun 2008 mengenai Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE).

Kesimpulan

Tanda tangan digital dapat menggantikan tanda tangan basah pada sebagian besar dokumen. Namun ada beberapa dokumen yang masih membutuhkan tanda tangan basah tetap digunakan dalam mengikat secara hukum.

Baca Juga : 3 Manfaat Tanda Tangan Elektronik untuk Industri Perbankan dan Keuangan

Tentang Docotel

Docotel 4.0 Terdiri dari tim yang berdedikasi dan berpengalaman dalam menyediakan produk dan solusi dibidang IT yang dibutuhkan oleh klien dari berbagai bidang. Docotel 4.0 hadir dengan visi menjadi problem solver dan menciptakan pengalaman terbaik bagi klien.