Transformasi Rekam Medis Rumah Sakit di Era Digital

Kemajuan teknologi telah mengubah dan membawa kesuksesan di berbagai aspek profesi dan pola kerja. Di antara berbagai bidang yang merasakan dampaknya, sektor kesehatan dan medis menjadi salah satu yang terdepan.

Bagi lembaga kesehatan, data dan rekam jejak pasien menjadi elemen penting dalam mengevaluasi efisiensi dan meningkatkan kualitas serta efektivitas pelayanan kesehatan, misalnya dengan mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

Pemanfaatan teknologi informasi dalam mengelola informasi medis ini tentu saja memberikan kemudahan akses dan analisis yang lebih cepat, memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk memberikan perawatan yang lebih terperinci dan terfokus.

Terobosan terbaru yang memperkuat sistem pelayanan di sektor kesehatan terjadi pada rekam medis rumah sakit. Pembahasan mengenai rekam medis rumah sakit ini akan dipaparkan lebih dalam dalam blog Docotel kali ini.

Cara Kerja Rekam Medis Rumah Sakit

Berdasarkan bentuknya, rekam medis rumah sakit dibagi menjadi dua, yaitu rekam medis rumah sakit yang bersifat konvensional dan elektronik. Rekam medis rumah sakit konvensional berfokus pada pengarsipan data rekam medis dari pasien sebelum dan sesudah masa tindakan atau assessment menggunakan kertas dan dokumen fisik lainnya sebagai media pencatatan. 

Selain metode konvensional ini, di beberapa unit medis sudah beralih pencatatan rekam medis rumah sakit secara elektronik. Tidak lagi hanya sekadar catatan, rekam medis kini menjadi jantung sistem pelayanan kesehatan yang memainkan peran penting dalam evaluasi efisiensi dan peningkatan kualitas perawatan.

Selain informasi pribadi pasien, rekam medis rumah sakit berisi riwayat medis pasien dan alergi, diagnosa penyakit oleh petugas kesehatan yang dilengkapi dengan catatan prosedur medis yang dilakukan dan resep obat-obatan.

Jika dokter memberi rujukan untuk tindakan laboratorium atau radiologi, maka akan ada hasil pemeriksaan yang akan dihubungkan dengan jejak rekam medis pasien. Tidak kalah penting riwayat kunjungan pasien ke dokter atau dari rumah sakit sebelumnya juga membantu staf medis dalam memberi tindakan.

Oleh karena itu, rekam medis rumah sakit yang tidak aktif juga diperlukan sebagai penunjang evaluasi dokter.

Rekam medis rumah sakit yang bersifat inaktif akan dipindahkan di inventaris rumah sakit, dan selama masa pengobatan dijadikan riwayat pasien pada kunjungan berikutnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dan patut disayangkan, rekam medis rumah sakit saat ini cenderung mengalami kendala yang memperlambat pelayanan medis pada pasien.

Beberapa hal yang sering terjadi adalah redudansi data pasien, keterbatasan staf medis dalam memanfaatkan arsip, sistem peminjaman atau tracer rekam medis yang rumit, dan sudah menjadi keharusan arsip rekam medis rumah sakit untuk tetap berada di unit medis kecuali dibutuhkan instansi tertentu yang pastinya dilengkapi surat izin pemeriksaan atau peminjaman rekam medis pasien. 

Hal ini tentunya juga akan mengurangi kebebasan calon pasien untuk melakukan pengobatan di unit medis cabang. Oleh karena itu, dibutuhkan manajemen yang efektif dan efisien yang mampu memenuhi kebutuhan semua pihak.

Sumber: freepik

Kategorisasi Rekam Medis Rumah Sakit Berdasarkan Isinya

Memahami kategorisasi rekam medis rumah sakit berdasarkan isi atau kontennya merupakan suatu langkah penting dalam manajemen informasi kesehatan pasien secara efisien dan efektif. Berbagai jenis rekam medis ini memenuhi kebutuhan spesifik dalam berbagai konteks perawatan kesehatan.

• Rekam Medis Rawat Jalan 

Merupakan dokumen medis yang mencatat riwayat kesehatan pasien yang menerima perawatan di luar rumah sakit, sering kali di pusat kesehatan atau klinik. Ini meliputi kunjungan rutin untuk konsultasi medis, pemeriksaan fisik, atau pengeluaran resep obat.

Sebagai contoh, seorang pasien yang berkonsultasi dengan dokter umum untuk flu atau demam akan memiliki rekam medis rawat jalan yang mencatat gejala, diagnosis, dan pengobatan yang direkomendasikan.

• Rekam Medis Gawat Darurat 

Catatan informasi medis pasien yang memerlukan perawatan segera di unit gawat darurat rumah sakit. Ini mencakup laporan kondisi medis akut seperti cedera serius, serangan jantung, atau kecelakaan.

Sebagai ilustrasi, seorang pasien yang datang ke unit gawat darurat dengan luka bakar parah akan memiliki rekam medis gawat darurat yang mencatat evaluasi awal, tindakan darurat yang dilakukan, dan rencana perawatan selanjutnya.

• Rekam Medis Rawat Inap

Dokumentasi medis pasien yang dirawat di rumah sakit untuk perawatan yang memerlukan pemantauan intensif dan perawatan selama beberapa hari atau lebih. Ini mencakup informasi tentang kondisi pasien sebelum masuk, hasil tes dan prosedur medis yang dilakukan selama perawatan, serta rencana pemulangan pasien.

Sebagai contoh, seorang pasien yang menjalani operasi bypass jantung akan memiliki rekam medis rawat inap yang mencatat prosedur operasi, catatan pasca-operasi, dan terapi pemulihan.

• Rekam Medis dalam Keadaan Bencana 

Dokumen medis yang mencatat informasi pasien selama situasi darurat atau bencana alam. Ini penting untuk mengkoordinasikan perawatan dan memastikan keselamatan pasien dalam situasi yang sulit.

Sebagai contoh, dalam kasus bencana gempa bumi, rekam medis dalam keadaan bencana akan mencatat identifikasi korban, cedera yang dialami, dan tindakan medis yang dilakukan di lapangan atau di fasilitas medis darurat.

• Rekam Medis Dokter Spesialis 

Catatan informasi medis pasien yang dirawat oleh dokter spesialis tertentu, seperti ahli bedah, kardiolog, atau onkolog. Ini mencakup hasil pemeriksaan khusus, rencana pengobatan, dan catatan perkembangan pasien selama perawatan.

Sebagai contoh, seorang pasien yang menjalani pengobatan kanker dan direncanakan untuk melakukan kemoterapi secara teratur.

Dengan memahami dan mengategorikan rekam medis berdasarkan jenisnya, rumah sakit dapat menyediakan perawatan yang lebih terkoordinasi dan efisien kepada pasien. Ini juga membantu dokter dan tenaga medis dalam mengakses informasi yang relevan dan tepat waktu untuk memberikan perawatan yang optimal.

Dengan demikian, kategorisasi rekam medis rumah sakit berdasarkan isinya memainkan peran penting dalam meningkatkan kualitas layanan kesehatan bagi masyarakat.

Era Baru Rekam Medis Rumah Sakit Berbasis Elektronik

Rekam medis rumah sakit berbasis elektronik adalah sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk melacak dan mengelola rekam medis pasien melalui manajemen rumah sakit.

Berbeda dengan pola kerja tradisional yang biasanya menggunakan kertas, rekam medis rumah sakit memanfaatkan teknologi informasi untuk menyimpan, mengintegrasi, mengakses, dan memberikan informasi kesehatan pasien secara lebih efisien dan akurat.

Sumber: freepik

Rekam medis rumah sakit ini berfungsi sebagai wadah penyimpanan dokumentasi klinis secara digital dalam basis data yang terpusat dan terhubung. Sehingga setiap kali ada penambahan dan perubahan informasi, secara otomatis sistem akan memperbaharui data tersebut.

Teknologi rekam medis ini juga memungkinkan akses informasi medis pasien dimanapun dan kapanpun secara online oleh profesional rumah sakit yang berwenang.

Manfaat Rekam Medis Rumah Sakit

• Efisiensi Waktu dan Biaya Manajemen Rekam Medis Pasien

Penerapan rekam medis rumah sakit telah terbukti meningkatkan efisiensi waktu dan kualitas manajemen rekam medis pasien secara signifikan. Dengan mengurangi waktu akses dan pemrosesan data pasien, sistem ini berhasil mengatasi keterlambatan layanan dan menurunkan risiko penurunan kualitas.

Selain itu, integrasi data yang lebih baik mengatasi masalah data yang terisolasi dan tidak terintegrasi, memberikan kesinambungan informasi yang lebih baik dalam pelayanan kesehatan.

Dampaknya, biaya pemeliharaan dokumentasi medis dapat dikurangi secara substansial, membebaskan sumber daya untuk digunakan pada aspek lain yang lebih penting dalam pelayanan kesehatan.

• Rekam Medis yang Tetap Aman dan Valid

Pengelolaan dan penyimpanan data yang tidak aman dan terorganisir seringkali menjadi tantangan dalam dunia kesehatan. Ketidakamanan data dapat mengakibatkan kebocoran informasi sensitif pasien dan bahkan dapat mengancam privasi mereka.

Di sisi lain, ketidakteraturan dalam penyimpanan data membuat proses pelaporan, pemantauan, dan analisis menjadi rumit. Human error atau kesalahan oleh manusia juga dapat menyebabkan data tidak akurat dan tidak dapat diandalkan. Inilah sebabnya mengapa akurasi data menjadi sangat penting dalam manajemen rekam medis. 

Dengan menerapkan rekam medis rumah sakit, ketidakamanan dan ketidakteraturan data dapat diatasi. Sistem yang terotomatisasi dapat mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga meningkatkan akurasi data secara keseluruhan.

Hal ini memastikan bahwa informasi yang disediakan kepada penyedia layanan kesehatan dapat dipercaya dan memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang tepat.

• Data Klinis Akurat dan Rinci sehingga Mendukung Perawatan Pasien

Akses cepat dan lengkap terhadap data klinis memiliki dampak besar pada keselamatan pasien dalam perawatan kesehatan. Dengan informasi yang tersedia secara menyeluruh, penyedia layanan kesehatan dapat membuat keputusan yang lebih terperinci dan tepat dalam diagnosis dan pengobatan.

Data klinis yang akurat memungkinkan identifikasi risiko kesehatan yang potensial, meminimalkan kemungkinan kesalahan diagnosis, serta mengurangi risiko komplikasi atau kejadian tidak diinginkan selama perawatan.

Oleh karena itu, data klinis yang lengkap dan akurat merupakan pondasi penting dalam menjaga keselamatan dan kesejahteraan pasien.

• Mendukung Kerja Tenaga Kesehatan dan Organisasi

Teknologi ini memberikan kesempatan bagi dokter dan unit medis untuk mengadopsi praktik kedokteran yang terstandarisasi, akurat, dan efisien. Dengan dokumentasi medis berbasis elektronik yang dapat teraudit dan dipertanggungjawabkan, kerjasama antarunit rumah sakit pun menjadi lebih mudah.

Hal ini mampu memastikan ketersediaan dan keseragaman informasi saat unit memerlukan akses ke rekam medis secara bersamaan, meningkatkan pengolahan data, dan menghasilkan tindakan perawatan pasien yang lebih optimal.

Dengan standar praktik yang jelas, pasien dapat menerima perawatan yang konsisten dan berkualitas dari berbagai penyedia layanan kesehatan di seluruh unit medis.

Rekam Medis Rumah Sakit pada SIMRS DHealth

Kini kita telah mengetahui bahwa rekam medis rumah sakit telah menjadi salah satu bagian penting dari Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Hal ini pun sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013.

Sistem ini bertujuan untuk memantau dan melacak riwayat medis pasien dengan lebih efisien dan akurat. Untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut, Docotel Group telah mengembangkan sistem manajemen rumah sakit yang dikenal sebagai DHealth.

DHealth merupakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang canggih dan terintegrasi yang ditawarkan oleh Docotel sejak 2018. Salah satu fitur utama dari DHealth adalah Electronic Medical Record (EMR) yang menyediakan dokumentasi lengkap dari data riwayat penyakit, alergi, dan pengobatan pasien. EMR ini memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk mengakses dan mencatat informasi medis pasien secara terperinci dan terstruktur.

Teknologi EMR yang digunakan oleh Docotel didesain berbasis web dan Open API, sehingga memungkinkan akses yang mudah dan fleksibel dari berbagai perangkat dengan koneksi internet.

Selain itu, sistem ini juga menyediakan Open API (Application Programming Interface), yang memungkinkan integrasi dengan sistem lainnya dan pengembangan aplikasi tambahan sesuai kebutuhan rumah sakit atau unit kesehatan lainnya.

Cara kerja EMR ini dimulai dari pencatatan data pasien oleh petugas medis yang berwenang. Petugas medis dapat mengisi informasi medis pasien secara langsung ke dalam sistem EMR menggunakan antarmuka yang user-friendly.

Data yang dimasukkan kemudian disimpan dalam database yang aman dan terenkripsi untuk keamanan dan kerahasiaan informasi pasien.

Setelah data dimasukkan, proses asesmen dapat dilakukan oleh pihak berwenang, termasuk dokter, perawat, atau petugas medis lainnya. Melalui sistem EMR yang integrated dan adjustable, pihak berwenang dapat mengakses informasi medis pasien dengan cepat dan mudah, termasuk riwayat penyakit, alergi, dan pengobatan sebelumnya. 

Hal ini memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan menyelaraskan perawatan yang diberikan dengan kondisi medis pasien.

Selain itu, EMR pada DHealth juga memungkinkan proses kolaborasi antara berbagai pihak terkait dalam tim medis. Misalnya, seorang dokter dapat meninjau dan memberikan komentar atau rekomendasi tambahan terhadap catatan medis pasien yang sudah ada, yang kemudian dapat diakses oleh perawat atau petugas medis lainnya untuk tindak lanjut.

Dengan menggunakan teknologi EMR yang canggih dan terintegrasi seperti yang ditawarkan oleh Docotel, rumah sakit dan unit kesehatan lainnya dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan rekam medis pasien.

Selain itu, penggunaan EMR juga dapat meningkatkan koordinasi dan kolaborasi antar tim medis, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien.

Selain kelebihan yang ditawarkan di atas, DHealth juga sudah memenuhi regulasi dari pemerintah dan memenuhi standar dari badan akreditasi rumah sakit. Berikut integrasi yang tersedia di aplikasi Dhealth saat ini.

Sumber: Docotel Teknologi

• Integrasi LIS (Laboratory Information System)

Dari hasil laporan pengujian laboratorium dan tersimpan di LIS maka data akan secara otomatis terhubung dengan SIMRS dan EMR sehingga dapat dipastikan informasi medis pasien lengkap. Dan membantu pihak tenaga kesehatan dalam hal ini dokter untuk mendapatkan informasi pengujian laboratorium saat melakukan pengobatan dan evaluasi.

• Integrasi RIS (Radiology Information System)

Penjadwalan pasien melakukan MRI yang dirujuk oleh dokter akan terintegrasi  dengan sistem manajemen informasi rumah sakit, hasil dari pemeriksaan kemudian akan diperbaharui kembali dengan rekam medis pasien dalam EMR.

• Integrasi PACS (Picture Archiving and Communication System)

Hasil dari pemeriksaan radiologi akan disimpan dalam PACS yang membuat dibutuhkannya sinkronisasi data pasien dengan EMR juga untuk memastikan bahwa keseluruhan pemeriksaan dapat diakses dan dievaluasi oleh dokter dan staf medis.

Dengan koordinasi yang tepat antara Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), Sistem Informasi Laboratorium (LIS), Sistem Informasi Radiologi (RIS), Picture Archiving and Communication System (PACS), dan Electronic Medical Record (EMR), fasilitas kesehatan dapat meningkatkan koordinasi perawatan pasien, menghilangkan duplikasi data, meningkatkan ketepatan diagnosis, serta meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh.

Tentu saja, hal ini juga dapat meningkatkan kepuasan pasien dengan memastikan bahwa data mereka dapat diakses dengan cepat dan akurat oleh semua staf medis yang terlibat dalam perawatan mereka.

Rekam medis rumah sakit berbasis teknologi telah membawa manfaat yang signifikan, termasuk penghematan waktu dan biaya dalam manajemen rekam medis, keamanan data yang lebih baik, dan perawatan yang lebih personal bagi pasien.

Selain itu, teknologi ini juga memberikan manfaat bagi tenaga kesehatan dan organisasi, dengan menyediakan praktik kedokteran yang lebih terstandarisasi, kolaborasi tim medis yang lebih baik, dan integrasi sistem yang lebih efisien.

Secara keseluruhan, penerapan teknologi rekam medis rumah sakit membuka peluang besar untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi pelayanan kesehatan, serta memastikan keselamatan dan kesejahteraan pasien.

Dengan demikian, terobosan ini tidak hanya membawa perubahan dalam cara kita mengelola informasi kesehatan, tetapi juga memberikan dampak yang signifikan dalam meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat secara keseluruhan.

Itulah pembahasan rekam medis rumah sakit, informasi lanjutan mengenai SIMRS DHealth dan produk berbasis teknologi lainnya, bisa kamu dapatkan dengan menghubungi Docotel.