Tanda Tangan Basah dan Tanda Tangan Elektronik: Pengertian, Kelebihan dan Kekurangan, Contoh Penggunaan

Tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik–Pertanyaan strategis seputar pemilihan antara tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik kini muncul sebagai sesuatu yang relevan dan menjadi aspek penting dalam berbagai kegiatan bisnis dan transaksi.

Oleh karena itu, pemahaman mendalam terhadap karakteristik atau pengertian, kelebihan, dan kekurangan keduanya dapat membantu pengguna membuat keputusan yang tepat sesuai kebutuhan kita.

Sekarang mari kita bahas lebih lanjut mengenai tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik untuk membantu membuat keputusan yang tepat, mana yang lebih tepat digunakan sesuai dengan kebutuhan kita.

Pengertian Tanda Tangan Basah dan Tanda Tangan Elektronik

A. Pengertian Tanda Tangan Basah

Tanda tangan basah telah menjadi bagian dari sejarah dan tradisi manusia yang telah berkembang sejak berabad-abad lalu, Dalam banyak budaya, proses ini melibatkan penggunaan tinta yang digoreskan atau dicapkan pada dokumen atau surat. Sejarahnya mencakup penggunaan simbol atau cap sebagai tanda identitas pada masa lalu, seperti yang terlihat pada kebudayaan Mesir kuno.

Pada zaman dahulu, tanda tangan basah menjadi simbol kebangsawanan dan identitas, bahkan hingga saat ini di beberapa negara seperti Jepang.

B. Pengertian Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah bentuk tanda tangan yang diterapkan pada dokumen elektronik. Tanda tangan elektronik merupakan evolusi dari pemindaian tanda tangan basah.

Awalnya tanda tangan elektronik muncul melalui pemindaian tanda tangan basah pada era 1980-an. Kini, teknologinya telah berkembang pesat dengan enkripsi canggih dan sertifikat elektronik untuk memastikan tingkat keamanan yang tinggi.

Tanda tangan elektronik diterbitkan bersama sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia (PSrE Indonesia) yang diakui secara sah oleh negara.

Salah satu PSrE Indonesia yang secara hukum diakui untuk menerbitkan tanda tangan elektronik adalah DOCOTEL Teknologi melalui produknya yang disebut Digital Signature.

Sumber: Docotel Teknologi

Tanda tangan elektronik pada Digital Signature berada pada level 2, yang artinya telah tersertifikasi Kementerian Komunikasi dan Informatika. Dalam proses penandatanganan, perlu melalui e-KYC atau electronic–Know Your Customer di awal untuk memastikan bahwa pihak yang melakukan tanda tangan adalah orang yang sesuai dengan yang terdata di KTP dan telah dilakukan pengecekan secara langsung (liveness detection) di DUKCAPIL.

Kelebihan dan Kekurangan Tanda Tangan Basah dan Tanda Tangan Elektronik

Tanda Tangan Basah

Sumber: Freepik

Pilihan antara tanda tangan basah dan digital tergantung pada kebutuhan dan preferensi kamu. Jika pertemuan langsung dan kepercayaan personal penting, tanda tangan basah mungkin lebih sesuai untuk digunakan.

Kelebihan Tanda Tangan Basah

Tanda tangan basah biasanya dibubuhkan saat bertemu langsung dengan pihak-pihak terkait. Bertemu langsung dengan pihak lain mampu menciptakan rasa percaya yang lebih baik dibandingkan pertemuan virtual.

Setiap tanda tangan basah unik dan mencerminkan kepribadian individu, sehingga meskipun berisiko, tanda tangan basah dapat diwakilkan melalui surat kuasa. Surat kuasa yang memiliki tanda tangan basah di dalamnya tentu memiliki kekuatan yang kecil kemungkinannya untuk diragukan.

Dengan demikian tanda tangan basah masih dianggap sebagai tanda tangan yang universal, sebab mudah dilakukan oleh berbagai kalangan usia dan latar belakang.

Kekurangan Tanda Tangan Basah

Tanda tangan basah memiliki beberapa kekurangan di era yang bisa lebih instan ini. Misalnya saja terkait keterbatasan jarak mengharuskan pertemuan langsung, yang bisa menjadi kendala terutama dalam situasi pandemi atau kondisi darurat lainnya.

Tanda tangan basah juga rentan terhadap pemalsuan. Ada berbagai macam cara atau trik yang bisa dilakukan untuk memalsukan tanda tangan basah, apalagi jika pola tanda tangan yang dimiliki kurang unik atau terlalu umum.

Selain itu, tanda tangan basah juga memiliki ketergantungan pada media fisik. Tanda tangan basah memerlukan kertas atau dokumen fisik sebagai media untuk membubuhkan tanda tangannya. Hal ini jelas meningkatkan biaya dan penggunaan sumber daya seperti kertas.

Tanda Tangan Elektronik

Sumber: Freepik

Jika kamu mencari kepraktisan, efisiensi, dan tingkat keamanan yang tinggi, tanda tangan elektronik dapat menjadi solusi yang ideal. Namun, tentu saja kamu harus memperhatikan platform dan siapa pihak yang menerbitkan tanda tangan elektronik tersebut.

Ingatlah untuk selalu menggunakan platform yang terpercaya, seperti Docotel Teknologi, jika memilih tanda tangan elektronik. Dengan demikian, kamu dapat yakin bahwa tanda tangan elektronik kamu memiliki validitas hukum yang diperlukan.

Kelebihan Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik merupakan wujud perkembangan teknologi yang praktis dan fleksibel. Tanda tangan ini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja selama tersedia perangkat yang mendukung pembuatannya.

Tanda tangan elektronik juga terbukti menghemat biaya dan ramah lingkungan, sebab tidak bergantung pada media fisik seperti kertas.

Selain itu, yang penting di era ini tentu saja aspek keamanan. Tanda tangan elektronik memiliki keamanan tinggi karena adanya enkripsi kriptografi dan sertifikat elektronik yang membuatnya sulit dipalsukan.

Tiap tanda tangan elektronik dan dokumen pun harus diverifikasi melalui kode yang tidak mudah ditebak oleh manusia maupun mesin. Dengan demikian proses verifikasi keaslian dokumen ini bisa dilakukan dengan sangat mudah dan cepat.

Kekurangan Tanda Tangan Elektronik

Adanya persyaratan terkait pemahaman teknologi menjadi salah satu kelemahan dalam penggunaan tanda tangan elektronik. Sebab, tidak semua orang memiliki akses edukasi mengenai perkembangan teknologi atau sistem informatika. Sehingga tanda tangan elektronik kemungkinan belum bisa dilakukan atau dimiliki masyarakat secara masif.

Tanda tangan elektronik tentunya berhubungan dengan yang disebut Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi.  Hanya tanda tangan elektronik yang tersertifikasi yang dapat diakui sebagai alat bukti elektronik di pengadilan. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi memerlukan beberapa tahap pengajuan untuk bisa memilikinya. Hal ini membuat tanda tangan elektronik tidak bisa dilakukan oleh orang-orang yang belum mampu memenuhi persyaratan.

Perkembangan teknologi ini pun tetap memiliki kelemahan seperti potensi peretasan. Tentu saja diperlukan adanya maintenance dan inovasi terus-menerus agar segala celah kejahatan yang ada bisa diminimalisasi bahkan dihilangkan.

Contoh Penggunaan Tanda Tangan Basah dan Tanda Tangan Elektronik di Keseharian

Contoh Tanda Tangan Basah

Sumber: Freepik

Surat Kontrak Kerja

Seorang karyawan yang baru saja dipekerjakan di sebuah perusahaan menandatangani surat kontrak kerja menggunakan tanda tangan basah sebagai persetujuan resmi terhadap syarat-syarat pekerjaannya.

Pembelian Rumah

Seorang pembeli menandatangani dokumen akta jual beli rumah dengan tanda tangan basah sebagai konfirmasi legalitas dan kesepakatan pembelian properti.

Izin Medis

Seorang dokter yang memberikan perawatan medis di rumah sakit menandatangani surat izin medis dengan tanda tangan basah sebagai arahan agar pasien menjalani rawat jalan selama beberapa hari dan libur dari aktivitas hariannya.

Dokumen Pernyataan Keuangan

Seorang wirausaha menandatangani dokumen pernyataan keuangan untuk keperluan perpajakan dengan tanda tangan basah sebagai bentuk persetujuan dan tanggung jawab.

Surat Kuasa

Seseorang yang tidak dapat menghadiri pertemuan resmi menandatangani surat kuasa dengan tanda tangan basah, memberikan wewenang kepada pihak lain untuk mewakilinya.

Contoh Tanda Tangan Elektronik:

Email Bisnis

Seorang pebisnis menandatangani dokumen kontrak atau kesepakatan bisnis melalui tanda tangan elektronik dalam format email, memastikan efisiensi dan kecepatan proses.

Pembayaran Elektronik

Pengguna melakukan pembayaran online dan menyelesaikan transaksi dengan tanda tangan elektronik, menunjukkan persetujuan atas pembelian tanpa harus menggunakan tinta dan kertas.

Aplikasi Perbankan Online

Seorang nasabah melakukan otorisasi untuk transfer dana atau transaksi perbankan lainnya melalui aplikasi perbankan online dengan menggunakan tanda tangan elektronik.

Dokumen Kontrak Virtual

Seorang profesional freelance menandatangani kontrak kerja menggunakan platform tanda tangan elektronik, memfasilitasi kolaborasi tanpa harus bertemu secara fisik.

Rekam Medis dari Dokter

Sumber: Freepik

Seorang pasien yang menerima perawatan medis di rumah sakit menandatangani formulir izin medis dengan tanda tangan elektronik sebagai persetujuan terhadap prosedur medis yang akan dilakukan oleh tim dokter.

Berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik bagi pelayanan kesehatan, pemerintah Indonesia telah membuat keputusan penting dengan mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan untuk menggunakan rekam medis elektronik (RME) sebagai dokumen utama dalam memberikan pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes).

Menyampaikan visinya, Direktur Mutu Pelayanan Kesehatan, dr. Yanti Herman, MH.Kes, menekankan pentingnya prinsip keamanan dan kerahasiaan data dan informasi dalam pelaksanaan RME.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 ini dianggap sebagai penyempurnaan dari regulasi sebelumnya, yakni Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008. Ditekankan oleh dr. Yanti, kemajuan teknologi saat ini memberikan dampak positif pada pelayanan kesehatan yang semakin terdigitalisasi.

” Di dalam regulasi ini juga disebutkan bahwa Rekam Medis Elektronik harus memiliki kemampuan interoperabilitas dengan platform layanan integrasi data kesehatan yang dikelola Kementerian Kesehatan. Sehingga hal ini akan memudahkan pasien ketika harus berpindah dari satu fasyankes ke fasyankes lain, di mana data kesehatan dapat diakses di fasyankes tujuan sehingga riwayat kesehatan pasien dapat dilihat dan pengobatan menjadi lebih efisien, ” jelas dr. Yanti Herman, MH.Kes.

Pelayanan kesehatan saat ini dianggap sebagai jasa komoditas dalam bidang kesehatan, dengan fokus utama pada keselamatan pasien sebagai penilaian keberhasilannya. Ini menunjukkan komitmen nyata pemerintah dan dunia kesehatan dalam menyediakan layanan kesehatan yang lebih canggih, efisien, dan dapat dipercaya bagi masyarakat.

Formulir Elektronik

Seorang pelanggan mengisi formulir pendaftaran atau formulir lainnya secara online dan menyelesaikannya dengan tanda tangan elektronik sebagai bentuk persetujuan.

Penting untuk dicatat bahwa penggunaan tanda tangan basah atau digital dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan persyaratan hukum di setiap negara atau sektor bisnis.

Kesimpulan

Tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik hadir di rentang waktu yang berbeda,. Sampai saat ini tanda tangan basah masih digunakan oleh sebagian orang dengan berbagai pertimbangan kondisi. Sementara itu tanda tangan elektronik juga mulai sering digunakan sebagian pihak karena tuntutan kondisi kekinian.

Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia, khususnya dalam layanan kesehatan dan sektor lainnya, mencerminkan langkah progresif dalam mengadopsi inovasi teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.

Dengan sikap positif dari pemerintah dan dukungan dari tokoh-tokoh berpengaruh, tanda tangan elektronik tidak sekadar menjadi tren, melainkan juga menjadi unsur kunci dalam transformasi menuju masyarakat dan layanan publik yang lebih modern di Indonesia. Dengan adanya regulasi yang sesuai dan kesadaran akan manfaatnya, tanda tangan elektronik di Indonesia memiliki potensi besar untuk membentuk lanskap digital di masa depan.

Dengan terus beradaptasi terhadap kemajuan teknologi, Indonesia menunjukkan bahwa tanda tangan elektronik bukan sekadar inovasi, melainkan juga alat untuk mewujudkan visi negara dalam era digital.

Penggunaan tanda tangan elektronik telah masuk ke banyak sektor layanan, seperti kesehatan, keuangan, pendidikan, dan bisnis. Tanda tangan elektronik berfungsi sebagai pendorong dalam mempercepat proses, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Meskipun demikian, tantangan seperti keamanan data dan privasi, kesetaraan hukum, serta infrastruktur teknologi yang memadai tetap menjadi hambatan yang perlu diatasi. Penerimaan masyarakat dan budaya organisasi juga memegang peranan penting, memerlukan upaya edukasi dan sosialisasi untuk mengubah paradigma terhadap teknologi tanda tangan elektronik.

Untuk mengatasi hambatan ini, kerjasama antara pemerintah, sektor bisnis, dan masyarakat menjadi sangat penting. Langkah konkret dalam menangani keamanan data, regulasi yang mendukung, dan upaya pendidikan diharapkan dapat membawa Indonesia menuju penggunaan tanda tangan elektronik yang lebih luas dan bermanfaat di berbagai sektor.

Dengan demikian, penggunaan tanda tangan elektronik di rumah sakit dan bidang lainnya di Indonesia menandai langkah penting menuju administrasi yang lebih efisien dan modern. Dengan dukungan regulasi yang jelas, diharapkan penggunaan tanda tangan elektronik akan terus berkembang dan memberikan kontribusi positif terhadap perkembangan sektor-sektor di Indonesia. Maka dari itu, manfaat dari teknologi ini diharapkan akan terus dirasakan dalam meningkatkan produktivitas dan keamanan informasi di masa depan.

Oleh karena itu, jawaban atas pertanyaan apakah harus menggunakan tanda tangan basah atau digital tergantung pada kebutuhan masing-masing individu atau organisasi. Jika pertemuan langsung dan kepercayaan personal menjadi kunci, tanda tangan basah dapat lebih sesuai. Di sisi lain, jika kepraktisan, efisiensi, dan tingkat keamanan yang tinggi menjadi prioritas, tanda tangan elektronik menjadi solusi yang ideal.

Sebagai langkah selanjutnya, pastikan untuk menggunakan platform yang terpercaya, seperti Digital Signature dari Docotel Teknologi ketika membuat tanda tangan elektronik. Dengan demikian, kamu dapat memastikan bahwa tanda tangan elektronikmu memiliki validitas hukum yang diperlukan.

Penulis: Tere