Memahami Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem penjajaran rekam medis menjadi hal yang krusial untuk meningkatkan efisiensi serta akurasi dalam pelayanan kesehatan. Pasalnya, rekam medis merupakan pondasi dari pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien. Informasi yang terdapat di dalam rekam medis merupakan titik sentral dalam hal pembuatan keputusan medis, perawatan, diagnosis, dan manajemen pasien secara keseluruhan.

Namun, seiring dengan perkembangan teknologi dan volume data rekam medis yang semakin besar, tantangan dalam mengelola dan mengakses informasi rekam medis pun menjadi semakin kompleks.

Dalam dunia kesehatan yang modern tentunya didukung oleh teknologi, sistem penjajaran rekam medis menjadi salah satu komponen utama dalam penyedia layanan kesehatan yang efektif dan efisien.

Pada artikel Docotel kali ini, kita akan menjelajahi tentang konsep serta manfaat dari sistem penjajaran rekam medis. Simak informasi berikut ini sampai habis, ya!

Konsep Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem penjajaran rekam medis merupakan infrastruktur yang dirancang untuk mengatur tata letak dan penyusunan berkas rekam medis di dalam rak atau penyimpanan digital.

Sistem penjajaran rekam medis adalah platform atau infrastruktur yang digunakan untuk mengintegrasikan, menyinkronkan, dan mengelola data pasien dari berbagai sumber, seperti rekam medis elektronik (EMR), hasil tes diagnostik, riwayat medis, dan informasi lainnya. Tujuannya adalah untuk menciptakan satu set data yang terpadu dan dapat diakses dengan mudah oleh tenaga medis yang berwenang.

Apabila sistem penyimpanan rekam medis bertanggung jawab atas penyatuan atau pemisahan berkas rekam medis dalam ruang penyimpanannya, sementara sistem penjajaran rekam medis mengatur tata letak dan pengaturan berkas rekam medis di dalam lemari penyimpanannya. Sistem penjajaran rekam medis ini menjadi penting karena pengaturan yang tepat akan memudahkan dalam pencarian kembali berkas rekam medis di masa mendatang.

Ketika berkas rekam medis disusun secara sembarangan dalam lemari, risiko kebingungan dan kesulitan besar dalam mengaksesnya akan meningkat. Oleh karena itu, sistem penjajaran rekam medis memastikan bahwa berkas-berkas tersebut ditempatkan dengan urutan yang logis dan mudah diakses. Dengan demikian, ketika informasi medis diperlukan untuk diagnosis, perawatan, atau keperluan administrasi lainnya, proses pencarian dan pengambilan data dapat dilakukan dengan efisien.

Penataan yang terorganisir juga membantu dalam mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mencegah kerusakan atau kehilangan berkas rekam medis. Dengan demikian, sistem penjajaran rekam medis tidak hanya memfasilitasi akses yang mudah, tetapi juga menjaga integritas dan keamanan informasi pasien, sehingga mendukung pelayanan kesehatan yang berkualitas.

Dalam pengelolaan data kesehatan yang semakin berkembang, maka sistem penjajaran rekam medis juga telah meluas ke Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang terintegrasi, yaitu adanya rekam medis elektronik (RME). Sistem penjajaran rekam medis elektronik menjadi salah satu fitur kunci dalam pengelolaan informasi pasien secara digital pada layanan kesehatan.

SIMRS DHealth yang dinaungi oleh Docotel Teknologi menjadi salah satu SIMRS yang menyediakan sistem rekam medis elektronik secara digital. Dengan begitu, sistem penjajaran rekam medis dapat dikelompokkan berdasarkan pada kategori dan subkategori tertentu. Sehingga mampu memudahkan setiap petugas medis dalam melaksanakan aktivitas penjajaran rekam medis.

Solusi yang dihadirkan oleh SIMRS DHealth tentunya dilengkapi dengan berbagai kelebihan. Mulai dari kehadiran aplikasi yang berbasis web based dan Open API yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Serta, berbagai fitur lengkap yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi SIMRS DHealth.

Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sumber: freepik

Sistem penjajaran rekam medis terdiri dari beberapa metode, berikut penjelasannya.

• Sistem Penjajaran Rekam Medis Berdasarkan Alfabetik

Salah satu metode yang digunakan dalam sistem penjajaran rekam medis adalah penjajaran berdasarkan alfabetik. Jika sebuah fasilitas kesehatan tidak menerapkan sistem penomoran dalam penyusunan rekam medis, biasanya nama pasien menjadi identifikasi utama. Dalam metode penjajaran alfabetis, berkas rekam medis diatur sesuai urutan abjad. Terdapat tiga cara untuk mengurutkan dalam metode alfabetik, yaitu alfabetik murni, fonetik, dan soundex fonetik.

• Alfabetik Murni

Alfabetik murni adalah suatu sistem penyusunan berkas rekam medis berdasarkan urutan abjad dari nama pasien. Dalam metode ini, berkas rekam medis diatur secara alfabetis berdasarkan huruf pertama dari nama pasien, kemudian diurutkan berdasarkan huruf kedua, dan seterusnya. Contohnya:

Ahmad Fatoni
Ahmad Fikri
Ahmad Halami

Ahmad Nawawi

Jika terdapat pasien yang memiliki nama yang sama, maka harus dijajar kronologis berdasarkan pada urutan tanggal lahir atau tanggal berobat pertama pasien.

• Fonetik

Metode penjajaran fonetik merupakan sistem penyusunan berkas rekam medis berdasarkan pada fonetika atau suara bunyi pada nama pasien, bukan berdasarkan pada urutan abjad yang sebenarnya. Dalam metode ini, nama pasien diatur berdasarkan pada cara pengucapan bunyi yang serupa atau mirip. Contohnya:

Eni, Enik, Enny, Enni: disimpan ke dalam kelompok Eni.

Lie, Lew, Lee, Leu: disimpan ke dalam kelompok Li.

• Soundex Fonetik

Soundex fonetik adalah suatu sistem penyusunan berkas rekam medis yang menggunakan algoritma Soundex untuk mengonversi nama-nama pasien menjadi kode numerik berdasarkan bunyi fonetik dari nama tersebut. Algoritma Soundex dirancang untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan nama-nama yang memiliki bunyi fonetik yang serupa meskipun pengejaannya berbeda.

Prosesnya dimulai dengan mengonversi huruf pertama dari nama menjadi kode numerik yang mewakili bunyi fonetiknya. Kemudian, huruf-huruf berikutnya dari nama diproses untuk menentukan apakah mereka memiliki bunyi fonetik yang serupa dengan huruf pertama. Jika ya, huruf tersebut diabaikan. Jika tidak, mereka dikonversi menjadi kode numerik yang sesuai dengan bunyi fonetiknya. Proses ini dilanjutkan hingga seluruh nama telah diproses.

Hasil dari proses ini adalah kode Soundex, yang merupakan serangkaian angka yang mewakili bunyi fonetik dari nama pasien. Nama-nama yang memiliki kode Soundex yang sama atau mirip kemungkinan besar memiliki bunyi fonetik yang serupa, meskipun pengejaannya berbeda.

Penjajaran berdasarkan alfabetik dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penamaan langsung (nama pertama diikuti oleh nama kedua, kemudian nama keluarga) atau sistem penamaan keluarga (nama keluarga diikuti oleh nama pertama dan inisial nama kedua). Jika terdapat pasien dengan nama yang sama, berkas mereka diatur kronologis berdasarkan tanggal lahir atau tanggal berobat pertama.

Meskipun metode ini umum digunakan, kegiatan penjajaran alfabetik dapat memakan waktu yang cukup lama dan berpotensi menyebabkan kesalahan penulisan nama, seperti perubahan nama atau kesalahan pengejaan. Selain itu, sulit untuk mengontrol area penyimpanan karena tidak dapat diprediksi berkas mana yang akan ditambahkan, mengingat distribusi nama tidak merata di dalamnya. Ini juga menyulitkan untuk mencegah kepadatan berkas di satu area dan memindahkan berkas saat ruang penyimpanan penuh.

Oleh karena itu, disarankan agar penggunaan sistem penjajaran berdasarkan alfabetik terbatas pada fasilitas kesehatan dengan jumlah pasien yang relatif kecil atau tingkat perubahan pasien yang rendah.

• Sistem Penjajaran Rekam Medis Berdasarkan Nomor (Filing by Number)

Sistem penjajaran rekam medis berikutnya adalah sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor. Sistem penomoran rekam medis memiliki peran yang sangat penting dalam memfasilitasi pencarian berkas atau dokumen rekam medis pasien saat kembali untuk berobat di fasilitas pelayanan kesehatan. Selain itu, sistem penomoran rekam medis juga mendukung kelangsungan informasi.

Dengan menggunakan sistem penomoran, informasi dapat disajikan secara terurut dan risiko kehilangan informasi dapat diminimalkan. Nomor identifikasi ini biasanya diberikan kepada pasien saat kunjungan pertama mereka dan digunakan secara konsisten di seluruh fasilitas pelayanan kesehatan.

Terdapat tiga sistem pemberian nomor, yaitu sistem nomor langsung (straight numerical filing), sistem angka akhir (terminal digit filing), dan sistem angka tengah (middle digit filing).

• Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penjajaran rekam medis dengan penomoran langsung adalah suatu metode penyusunan rekam medis di dalam rak yang mengikuti urutan nomor rekam medis secara berkelanjutan. Dalam sistem penyimpanan ini, berkas rekam medis diatur secara serial, baik itu dalam unit tunggal maupun unit gabungan. Dalam praktiknya, rekam medis diurutkan sesuai dengan seri nomor sebagai contoh berikut:

107364

107365

107366

107367

107368

Sumber: https://repository.dinus.ac.id/

Sistem penjajaran rekam medis ini mencerminkan urutan kronologis rekam medis sesuai dengan penerbitannya. Kelebihan dari sistem ini adalah kemudahan dalam pelatihan petugas pelayanan kesehatan untuk memahami konsep penjajaran. Selain itu, petugas juga dapat dengan mudah menemukan kembali rekam medis sesuai dengan keperluan urutan waktu, dan melakukan penyortiran berkas rekam medis yang tidak aktif.

Namun, terdapat beberapa kekurangan dalam sistem penjajaran rekam medis ini. Salah satunya adalah risiko kesalahan penjajaran yang lebih tinggi karena petugas harus memperhatikan keseluruhan nomor untuk menentukan lokasi berkas. Selain itu, kesalahan dalam penulisan nomor bisa terjadi, seperti salah menuliskan satu digit, contohnya menuliskan angka 1 sebagai angka 7. Kesalahan juga bisa terjadi jika nomor dituliskan secara terbalik, misalnya menuliskan nomor 18235 sebagai 18253.

Selain itu, dalam sistem penomoran langsung ini, nomor yang lebih besar menunjukkan rekam medis yang lebih baru. Hal ini dapat mengakibatkan akumulasi berkas aktif yang padat pada satu area penyimpanan, yang pada akhirnya sulit untuk dikerjakan oleh banyak petugas karena terdapat kemacetan di lokasi penyimpanan yang sama (kongesti petugas).

• Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penjajaran rekam medis dengan menggunakan sistem angka akhir adalah suatu metode penyusunan rekam medis di dalam rak yang berfokus pada:

1. 2 digit terakhir yang disebut “Primary Digit“
2. 2 digit di tengah yang disebut “Secondary Digit”
3. 2 digit terdepan yang disebut “Tertiary Digit“

Pada terminal digit filing, digunakan 6 digit atau lebih dalam nomor, di mana angka-angka tersebut dikelompokkan dalam 3 bagian:

Bagian I = Digit primer terdiri dari 2 angka paling kanan.

Bagian II = Digit sekunder terdiri dari 2 angka di bagian tengah.

Bagian III = Digit tersier, yang bisa terdiri dari dua atau lebih angka pada bagian paling kiri.

Sebagai contoh, nomor 04 20 94 ditulis dengan cara sebagai berikut:

04 – 20 – 94

(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)

Sumber: https://repository.dinus.ac.id/

Sistem penyimpanan menggunakan seri, unit, maupun seri-unit dapat diatur dengan menggunakan sistem terminal digit filing ini.

• Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran rekam medis menggunakan sistem angka tengah adalah suatu metode penyusunan rekam medis di dalam rak yang memfokuskan pada:

1. Digit yang berada di tengah, yang disebut “primary digit“
2. Digit yang berada di depan, yang disebut “secondary digit“
3. Digit yang berada di belakang, yang disebut “tertiary digit“

Pada middle digit filing, digunakan 6 digit dan tidak boleh lebih dari 6 digit. Dalam penomoran ini, nomor dikelompokkan menjadi 3 bagian:

Bagian I = Digit primer terdiri dari 2 angka di bagian tengah

Bagian II = Digit sekunder terdiri dari 2 angka di tepi kiri atau bagian depan

Bagian III = Digit tersier terdiri dari 2 angka di tepi paling kanan atau bagian belakang

Sebagai contoh:

04 – 24 – 94

Sekunder primer tertier

(secondary digits) (primary digits) (tertiary digits)

Sumber: https://repository.dinus.ac.id/

Manfaat Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem penjajaran rekam medis memiliki beragam manfaat yang cukup signifikan dalam pengelolaan informasi kesehatan pasien. beberapa manfaat utamanya meliputi:

• Aksesibilitas yang Meningkat

Dengan sistem penjajaran rekam medis, informasi medis dapat diakses secara cepat dan mudah dari berbagai lokasi, baik oleh dokter, perawat, maupun pasien itu sendiri. Hal ini memungkinkan pertukaran informasi yang efisien dan pemantauan yang lebih baik terhadap kondisi pasien.

• Koordinasi Perawatan yang Lebih Baik

Integrasi data dari berbagai sumber memungkinkan tenaga medis yang terlibat dalam perawatan pasien untuk saling berbagi informasi secara real-time. Hal ini mengurangi risiko kehilangan atau duplikasi data, serta meningkatkan koordinasi antara tim perawatan.

• Peningkatan Akurasi Diagnosis dan Pengobatan

Dengan akses mudah terhadap riwayat medis pasien dan hasil tes diagnostik, dokter dapat membuat diagnosis yang lebih akurat dan merencanakan pengobatan yang lebih tepat. Hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan medis dan meningkatkan hasil perawatan.

• Efisiensi Operasional

Sistem penjajaran rekam medis membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan mengolah informasi pasien secara manual. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional rumah sakit dan memungkinkan tenaga medis untuk fokus pada perawatan pasien secara langsung.

• Keamanan Informasi

Sistem penjajaran dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan kontrol akses, untuk melindungi informasi medis dari akses yang tidak sah atau penyalahgunaan. Ini memberikan perlindungan tambahan terhadap kerahasiaan data pasien.

• Mengurangi Risiko Kesalahan

Sistem penjajaran rekam medis yang terstruktur membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan dan pengelolaan informasi pasien. Dengan rekam medis yang terorganisir dengan baik, peluang terjadinya kesalahan dalam interpretasi atau pemberian informasi dapat diminimalkan.

• Meningkatkan Efisiensi Administratif

Sistem penjajaran rekam medis yang baik membantu mengoptimalkan proses administratif, seperti pengaturan janji temu, penagihan, dan klaim asuransi. Ini mengurangi waktu yang terbuang dan biaya administratif yang terkait dengan manajemen rekam medis.

Itulah penjelasan tentang sistem penjajaran rekam medis yang sangat penting dalam pelayanan kesehatan yang modern. Dengan memungkinkan adanya akses yang lebih cepat, koordinasi yang lebih baik, tentunya sistem penjajaran rekam medis mampu meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas perawatan pasien.

Semoga informasi tentang sistem penjajaran rekam medis ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Untuk informasi terkait teknologi dalam pelayanan kesehatan maupun teknologi lainnya yang terkait, dapat kamu temukan pada artikel blog Docotel lainnya.