Project Manager: Pahami Orang Lain demi Kesuksesan Proyek

Mengelola proyek yang dijalankan perusahaan sekilas bisa terlihat mudah. Namun, saat dilakoni, pekerjaan ini sesungguhnya rumit. Apalagi, kalau proyek yang digarap sangat penting untuk mempertahankan reputasi perusahaan, belum lagi ketika menghadapi klien yang high demand atau user yang mengubah timeline, juga anggota tim yang tiba-tiba meminta kelonggaran waktu pengerjaan. Duh, pusing juga, ya?

Nah, oleh karena itu lah peran project manager (PM) sangat penting. Kemampuan menghadapi krisis harus  dimiliki guna membangun kepercayaan di antara tim dan klien. Sekarang, mari berkenalan dengan Yusuf, salah satu project manager di Docotel Group dari Divisi Enterprise Software (ESW). Lulusan Teknik Informatika ini menceritakan pengalamannya sebagai seorang PM yang ternyata tidak mudah, lho!  

Ketika dihubungi  penulis secara online, Yusuf mengaku lebih menyukai sistem work from office daripada work from home. Pria yang akrab dipanggil ‘Ucup’ ini rupanya lebih senang bertemu dan ngobrol secara langsung daripada melalui platform online. Tetapi, pandemi COVID-19 memang menuntut semua orang termasuk dirinya untuk memaksimalkan fungsi teknologi, utamanya aplikasi chatting dan video conference yang digunakan untuk berkomunikasi dengan klien dan anggota timnya. Teknologi membuat Yusuf tetap bisa produktif memantau perkembangan proyek dan menghadiri meeting demi meeting.

Jadi Project Manager itu gampang, tapi nggak gampangan!

“Sebelum bekerja di Docotel, saya bekerja sebagai aplikasi analis di perusahaan finance and banking. Saat itu, tentunya saya tidak punya bayangan sama sekali bagaimana rasanya menjadi seorang project manager,” aku Yusuf. Ia sadar dirinya senang mempelajari hal-hal baru, maka saat menjadi PM, ia tak bisa hanya mengandalkan arahan dari atasan atau rekan-rekan kerja. Ia selalu mencoba bereksplorasi dari internet dan buku untuk bisa menguasai pekerjaan barunya sebagai PM.

Meski awalnya sempat pesimistis karena pekerjaan barunya cukup menyita pikiran dan waktu, Yusuf terus menggali ilmu dari orang-orang yang lebih berpengalaman, tidak hanya dari dalam kantor, tetapi juga di luar kantor. Hingga akhirnya Yusuf sadar, pekerjaan ini telah membuatnya mencintai proses interaksi dengan orang-orang baru. Dengan cepat pengalaman kerja bersama banyak pihak  ia jalani, termasuk saat bergabung dengan lini/divisi Prosecure, Product Security and Infra, Product and Infrastructure, juga Enterprise Office Management (EOM).

Layaknya seorang PM, Yusuf memiliki tanggung jawab internal maupun eksternal. “Tugas saya  melakukan monitoring tim. Ketika ada proyek, saya akan memimpin implementasi proyek tersebut, menentukan proyek itu cakupannya sampai mana, kapan tenggat waktunya, dan menganalisis risiko yang ada di proyek ini seperti apa. Setelah itu, baru bikin plan dari proyek tersebut, lengkap dengan kebutuhan-kebutuhannya seperti apa. Kemudian, dari keseluruhan proyek yang akan dijalankan, dibagi lagi menjadi tugas-tugas kecil untuk didistribusikan ke tim. PM juga harus mengontrol dan mengendalikan kegiatan dari proyek tersebut apa saja. Kita juga dituntut untuk maintenance isu-isu yang ada, sampai membuat laporan mingguan ke klien tentang proyek yang sedang kita kerjakan,” terang Yusuf.

Ketika menerima brief sebuah proyek, PM harus segera menguasai materi yang disampaikan klien agar kemudian bisa dilanjutkan kepada tim dengan baik. Yusuf perlu mempelajari brief tersebut agar tim dapat melaksanakan tugasnya dengan benar. “Kita harus benar-benar meyakinkan klien apakah brief ini sudah sesuai dengan keinginan agar tim bisa bekerja dengan jadwal dan jobdesc yang jelas,” tegas Yusuf.

Selama bekerja, tantangan yang kerap dihadapi Yusuf terkait bagaimana membuat klien dan tim bisa menjadi akrab. “Biasanya klien itu gaya bahasanya cenderung formal, untuk itu butuh waktu mencairkan suasananya agar bisa ngobrol lebih santai. PM juga punya tanggung jawab bahwa tidak semua yang disampaikan oleh user bisa langsung disampaikan ke klien, kita harus sesuaikan dulu kalimatnya baru disampaikan ke klien,” ungkapnya.

Proses pengerjaan proyek juga tidak senantiasa mulus dan tanpa hambatan. Ketika ada masalah, PM harus langsung menanganinya dengan melakukan manajemen risiko dan mengatur jadwal meeting untuk membahasnya bersama. Biasanya, klien dan tim akan membahas kembali alur bisnis dan data yang dibutuhkan, sekaligus menyamakan persepsi agar proses kerja bisa teratur dan sejalan lagi. Sayangnya, justru karena perannya yang banyak berhubungan langsung dengan klien, tak jarang seorang PM disandingkan dengan stigma ‘hanya penyampai keinginan klien’. Namun, sedikit demi sedikit Yusuf berusaha mematahkan stigma ini dengan menunjukkan kompetensi diri. “Diajak ngobrol aja bareng-bareng, biar bisa menemukan solusi sama-sama,” tuturnya.

Sedikit cemas, banyak senangnya

Sejauh ini, pengalaman paling berkesan yang pernah dijalani Yusuf bersama tim yaitu saat harus menghadapi kemarahan user. “Iya saat itu kita sedang mengerjakan proyek salah satu instansi negara lah. Nah, karena kurangnya komunikasi antar user dan klien, user-nya marah sampai mengajak bertengkar dan gebrak meja, di situ jujur saya terkejut, tetapi karena sudah terbiasa ya saya mencoba untuk mengajak berbicara baik-baik, akhirnya suasana jadi cair kembali,” kisahnya. Yusuf menambahkan, kejadian itu merefleksikan pentingnya peran PM dalam memahami karakter orang yang berbeda-beda.

Kemampuan manajerial Yusuf tidak hanya ditentukan gaya berkomunikasinya, tapi juga perlu didukung beberapa tools atau aplikasi yang akrab bagi seorang PM, seperti Microsoft Office (utamanya Microsoft Project, Excel, Word, dan Power Point) juga Trello. Saat work from home tentu saja tools video conference menjadi andalan untuk berkomunikasi dengan klien, user, dan tim. Beragam tools ini juga masih perlu dilengkapi agar proses kerja sesuai dengan brief dan materi awal sehingga dapat meminimalkan hambatan bahkan konflik yang mungkin terjadi. “Biasanya kalau ada kasus begitu, kita akan menunjukkan hasil Minutes of Meeting (MoM) saat awal rapat dengan klien. Itu bisa menjadi bukti kalau hasil proyek sudah sesuai. Kalau klien masih belum puas, biasanya kita akan diskusi lagi untuk mencari solusi terbaik,” ungkapnya.

Menurut Yusuf, pekerjaannya menjadi lebih mudah dan menyenangkan karena banyak dari anggota tim yang berusia hampir sama dengannya, sehingga nyaman untuk saling berbagi cerita. Di samping itu, peRan sebagai PM membuatnya bisa membawa diri. “Kita tidak bisa menyamakan cara berbicara satu orang dengan orang yang lain, untuk itu kita harus pandai-pandai membawa diri agar lawan bicara kita tidak tersinggung,” ungkapnya.

Ketika ditanya mengenai pekerjaan impian, Yusuf mengaku saat ini sudah nyaman bekerja sebagai  seorang PM karena banyak hal baru yang setiap hari ia temukan.  Namun, ia masih perlu menata work life balance karena banyak proyek yang harus ia tuntaskan dengan lembur.

Di akhir wawancara Yusuf mengungkapkan, “Sukses itu ketika kita sudah mencapai kebahagiaan dan orang lain juga ikut menikmati kebahagiaan yang telah kita raih tersebut. Dengan kata lain, sukses itu adalah melihat orang lain bahagia dengan kehadiran kita di sampingnya.”

Baca Juga: Social Media Officer: Bermain Media Sosial dengan Tidak Main-main

Tentang Docotel

Docotel 4.0 meliputi tim yang berdedikasi, berpengalaman, dan ahli dalam menyediakan produk dan solusi yang bernilai tinggi di semua industri. Kami hadir dengan visi mengatasi permasalahan sehingga dapat menciptakan pengalaman terbaik bagi klien.