Definisi Tracer Rekam Medis dan Manfaat Penggunaannya

Dalam penyelenggaran pelayanan kepada pasien di berbagai fasilitas kesehatan, seperti rumah sakit maupun klinik, aktivitas penyimpanan berbagai berkas pasien atau juga yang sering disebut dengan rekam medis menjadi suatu hal yang penting untuk diperhatikan.

Hingga saat ini, terdapat beberapa macam sistem pelayanan rekam medis yang ada, namun salah satu yang menjadi penunjang penting di dalam mutu pelayanan kesehatan adalah sistem filing atau penyimpanan yang diberikan kepada seorang pasien.

Sistem tersebut termasuk sebagai Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit atau SIMRS. Salah satunya SIMRS DHealth milik Docotel Teknologi.

Oleh sebab itu, jika terjadi kesalahan maupun kekeliruan di dalam penyimpanan berkas rekam medis tersebut dapat menimbulkan banyak kendala yang dapat menghambat aktivitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

Karena adanya permasalahan tersebut, maka dibutuhkan tracer rekam medis yang dapat dimanfaatkan sebagai tahapan untuk menghindari terjadinya permasalahan di dalam sistem penyimpanan rumah sakit maupun klinik.

Untuk lebih memahami terkait apa itu tracer rekam medis hingga fungsi dan manfaat yang ada dari penggunaan tracer rekam medis ini, para pembaca blog Docotel dapat menyimak informasi yang ada di bawah ini!

Definisi Rekam Medis

Rekam medis merupakan sebuah arsip yang terdiri dari berbagai dokumen yang meliputi segala informasi terkait dengan pasien, termasuk namun tidak terbatas pada identitas seorang pasien, hasil dari berbagai pemeriksaan medis, detail pengobatan yang telah diberikan, prosedur atau tindakan yang telah dilakukan, serta semua jenis layanan kesehatan lainnya yang telah diberikan kepada pasien selama periode tertentu.

Berbagai dokumen ini dapat tersedia dalam bentuk catatan elektronik yang disimpan dalam sistem informasi kesehatan atau dalam bentuk fisik yang disimpan dalam berkas atau folder.

Rekam medis memiliki peran penting dalam menyediakan gambaran komprehensif tentang riwayat kesehatan seseorang.

Informasi yang terdokumentasi dalam rekam medis tidak hanya bermanfaat bagi para profesional medis yang merawat pasien secara langsung, tetapi juga untuk keperluan administratif, penelitian, dan evaluasi kualitas layanan kesehatan.

Selain sebagai sumber informasi yang penting dalam pengambilan keputusan medis, rekam medis yang ada juga berfungsi sebagai bukti hukum yang sah atas layanan kesehatan yang diberikan kepada seorang pasien.

Hal ini memiliki arti bahwa setiap dokumen yang ada di dalam rekam medis dapat digunakan sebagai alat untuk mendukung klaim atau pertanggungjawaban terkait dengan perawatan medis yang diberikan.

Selain itu, rekam medis seorang pasien juga merupakan alat yang berguna untuk mengevaluasi kinerja staf medis dan efektivitas sistem layanan kesehatan secara keseluruhan.

Dengan menganalisis rekam medis, manajemen fasilitas kesehatan dapat mengidentifikasi pola-pola tertentu dalam praktik klinis, mengukur kualitas layanan yang diberikan, dan mengidentifikasi area-area di mana perbaikan mungkin diperlukan.

Penting untuk dicatat bahwa rekam medis harus diatur dan dijaga sesuai dengan standar dan regulasi yang ditetapkan, seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.

Hal ini bertujuan untuk memastikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi dalam rekam medis untuk kepentingan pasien dan kepentingan umum yang lebih luas dalam penyediaan layanan kesehatan.

Rekam medis yang efektif dan efisien memerlukan kerja sama dan kinerja yang baik dari seluruh tim medis, termasuk bagian pengolahan data dan pencatatan.

Salah satu aspek penting dari pengolahan data rekam medis ini adalah pengelolaan filling atau penyimpanan dokumen rekam medis.

Filling atau penyimpanan dokumen tidak sekadar berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga sebagai sistem pengaturan yang dirancang dengan baik untuk memudahkan akses dan penemuan dokumen rekam medis saat diperlukan.

Dengan adanya sistem penataan yang terstruktur dan prosedur penyimpanan yang sistematis, filling dapat menjadi inti dari efisiensi pengelolaan rekam medis di sebuah fasilitas kesehatan.

Prosedur penyimpanan yang terorganisir dengan baik memungkinkan dokumen rekam medis untuk disajikan secara cepat dan tepat saat dibutuhkan.

Seperti contohnya, jika seorang dokter membutuhkan akses cepat ke rekam medis pasien untuk meresepkan obat atau merencanakan perawatan, filling yang teratur akan memastikan bahwa dokumen yang relevan dapat ditemukan dengan mudah dan tidak mengalami kebingungan.

Selain itu, pengelolaan filling atau penyimpanan dokumen yang baik juga memainkan peran penting dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi pasien.

Dengan menyimpan dokumen secara teratur dan terorganisir, risiko kehilangan atau akses yang tidak sah dapat diminimalkan, sehingga menjaga integritas dan privasi data pasien.

Oleh karena itu, penting bagi staf fasilitas kesehatan yang bertanggung jawab atas pengolahan data dan pencatatan untuk menjalankan tugas mereka dengan cermat dan teliti.

Dengan memastikan bahwa filling diatur dan dijaga dengan baik, mereka dapat berkontribusi secara signifikan terhadap kelancaran operasional fasilitas kesehatan dan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

Definisi Tracer Rekam Medis

Pexels

Tracer rekam medis merupakan salah satu instrumen yang berperan penting dalam pengelolaan rekam medis di fasilitas kesehatan.

Fungsinya dari adanya tracer rekam medis adalah untuk melacak dan memantau pergerakan dokumen rekam medis yang sedang dipinjam oleh staf atau dokter.

Tracer rekam medis berfungsi sebagai alat pengganti saat dokumen rekam medis diambil dari rak penyimpanan untuk keperluan tertentu.

Permasalahan yang sering terjadi dalam sistem penyimpanan rekam medis di rumah sakit maupun klinik meliputi misfile, keterlambatan dalam pengembalian dokumen, dan rancangan tracer yang tidak sesuai dengan standar.

Misfile ini sendiri dapat terjadi ketika dokumen rekam medis ditempatkan kembali ke tempat yang salah di rak penyimpanan, yang dapat menyebabkan kesulitan dalam menemukan dokumen tersebut di masa mendatang.

Keterlambatan pengembalian dokumen juga menjadi masalah serius karena dapat mengganggu proses pelayanan seorang pasien dan menyebabkan ketidaknyamanan bagi staf yang membutuhkan akses cepat ke rekam medis pasien.

Selain itu, rancangan tracer yang tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan dapat mengakibatkan kesulitan dalam pelacakan dokumen rekam medis yang dipinjam.

Sebuah sistem tracer rekam medis yang efektif haruslah dirancang dengan cermat, dengan label yang jelas dan mudah dibaca, serta tata letak yang sesuai dengan struktur penyimpanan rekam medis yang telah ditetapkan.

Dengan demikian, pengguna sistem akan dapat dengan mudah melacak dokumen yang dipinjam dan mengembalikannya tepat waktu, meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan rekam medis.

Manfaat Tracer Rekam Medis

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tracer rekam medis didefinisikan salah satu instrumen yang menjadi tulang punggung dalam manajemen dan pengawasan rekam medis di berbagai fasilitas kesehatan seperti rumah sakit dan klinik.

Fungsi utama dari tracer rekam medis sendiri adalah sebagai alat pelacak yang membantu dalam memantau pergerakan berkas rekam medis saat berpindah dari dan ke rak penyimpanan.

Dengan menggunakan tracer rekam medis, proses pencarian rekam medis dan pengembalian berkas rekam medis menjadi lebih terstruktur dan efisien.

Penggunaan tracer rekam medis dalam pengelolaan rekam medis memiliki dampak yang signifikan pada produktivitas dan akurasi sistem penyimpanan rekam medis.

Ketika sebuah berkas rekam medis dikeluarkan dari rak penyimpanan untuk keperluan tertentu, seperti pemeriksaan oleh seorang dokter atau keperluan administratif lainnya yang dilakukan, berkas tersebut harus digantikan dengan tracer yang menunjukkan keberadaannya tersebut.

Dengan begitu, hal ini memastikan bahwa setiap berkas yang keluar dari sistem penyimpanan rekam medis selalu tercatat dan dapat ditemukan kembali dengan mudah saat dibutuhkan sewaktu-waktu.

Selain itu, penggunaan tracer rekam medis  juga memiliki peran dalam meningkatkan pengawasan terhadap rekam medis seorang pasien.

Dengan adanya sistem pelacakan menggunakan tracer rekam medis, petugas kesehatan dan staf administrasi dapat dengan mudah melacak keberadaan berkas rekam medis pasien, mengidentifikasi siapa yang sedang menggunakan berkas tersebut, dan memastikan bahwa berkas tersebut kembali ke tempatnya dengan tepat setelah penggunaan selesai.

Dengan demikian, penggunaan tracer rekam medis dalam manajemen rekam medis tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pencarian dan pengembalian berkas, tetapi juga memperkuat pengawasan terhadap pergerakan rekam medis pasien.

Hal ini secara keseluruhan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan dan memberikan keyakinan kepada pasien bahwa rekam medis mereka dikelola dengan baik dan aman.

Setiap tracer rekam medis pada umumnya dilengkapi dengan petunjuk keluar berupa slip permintaan atau formulir yang mencatat informasi penting tentang berkas rekam medis yang dipinjam, seperti nomor pasien, nama pasien, dan tujuan penggunaan.

Biasanya, petunjuk keluar ini disertai dengan kantong plastik yang berfungsi untuk menyimpan slip permintaan dengan aman, sehingga tidak hilang atau rusak selama proses peminjaman.

Selain itu, tracer rekam medis juga sering dilengkapi dengan warna yang mencolok atau kode warna tertentu sebagai petunjuk visual bagi petugas dalam menentukan lokasi yang tepat untuk menyimpan kembali berkas rekam medis setelah penggunaan selesai.

Warna yang mencolok atau kode warna ini digunakan untuk membantu memastikan bahwa berkas rekam medis ditempatkan kembali di rak penyimpanan yang sesuai, sehingga mempermudah pencarian dan pengembalian berkas di masa mendatang.

Penggunaan tracer dengan kantong plastik tidak hanya bermanfaat untuk menjaga slip penyimpanan tetap aman dan terlindungi dari kerusakan, tetapi juga membantu petugas dalam memonitor keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.

Dengan mengetahui apakah slip penyimpanan telah dikembalikan bersama dengan berkas rekam medis atau belum, petugas dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan berkas tersebut kembali ke penyimpanan tepat waktu.

Dengan demikian, penggunaan tracer rekam medis dengan kantong plastik memberikan manfaat ganda dalam manajemen rekam medis, bukan hanya sebagai alat pelacak yang efektif tetapi juga sebagai mekanisme kontrol untuk menjaga integritas dan keamanan data rekam medis pasien.

Tracer Rekam Medis Elektronik

Penggunaan tracer rekam medis dengan sistem manual memang memiliki beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan oleh penggunanya.

Salah satunya adalah resiko atas berbagai berkas yang disimpan bisa tercecer atau hilang, terutama jika sistem penyimpanan rekam medis yang dimiliki tidak teratur atau tidak terawat dengan baik.

Selain itu, ukuran tracer rekam medis juga harus sama atau lebih besar dari berkas rekam medis itu sendiri agar dapat dengan mudah dibedakan dari deretan dokumen lainnya yang ada di dalam penyimpanan.

Dengan kondisi tersebut, petugas medis perlu memperhatikan secara teliti dalam implementasinya agar tidak terjadi kehilangan atau kesalahan dalam manajemen berkas rekam medis.

Namun, dengan perkembangan teknologi yang pesat saat ini di berbagai industri, banyak rumah sakit, klinik, dan berbagai fasilitas kesehatan lainnya kini beralih dari penggunaan tracer rekam medis konvensional menuju sistem rekam medis elektronik yang lebih canggih.

Dalam sistem rekam medis elektronik, penggunaan tracer menjadi lebih terkomputerisasi dan terotomatisasi.

Melalui aplikasi atau software khusus seperti Sistem Informasi Manajemen Klinik atau SIM Klinik, informasi tentang rekam medis seorang pasien yang keluar seperti tanggal keluar, tujuan keluar, dan pengguna yang meminjam dapat dicatat secara digital.

Dengan demikian, proses pelacakan dan pemantauan keberadaan rekam medis pasien tersebut menjadi lebih efisien dan akurat.

Aplikasi SIM Klinik menjadi pilihan yang tepat untuk meningkatkan efisiensi bisnis klinik dari segi biaya, waktu, dan tenaga.

Dengan adanya berbagai fitur pelacakan rekam medis elektronik yang terintegrasi, klinik dapat mengelola berkas rekam medis dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan dalam pengelolaan informasi pasien.

Selain itu, penggunaan aplikasi SIM Klinik juga dapat meningkatkan pengalaman seorang pasien dengan menyediakan akses yang lebih cepat dan mudah terhadap rekam medis mereka.

Aplikasi SIMRS DHealth yang diperkenalkan pada tahun 2018, menjadi salah satu solusi perangkat lunak yang menawarkan berbagai keunggulan dalam pengelolaan informasi kesehatan di rumah sakit dan fasilitas kesehatan.

Berbasis web dengan Open API, aplikasi ini memiliki keunggulan utama dalam kemudahan akses melalui berbagai perangkat dan integrasi yang luas dengan aplikasi lain melalui API. SIMRS ini dikembangkan oleh Docotel Group dengan fokus khusus pada kebutuhan rumah sakit dan fasilitas kesehatan modern.

Proses implementasi SIMRS DHealth melibatkan empat tahapan penting untuk memastikan kesuksesan penerapannya.

• Assessment 

Docotel

Tahap pertama adalah Assessment atau Penilaian, di mana dilakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan infrastruktur, aplikasi, dan kendala yang mungkin dihadapi oleh rumah sakit atau fasilitas kesehatan.

• Setup

Docotel

Tahap kedua, Setup atau Persiapan, melibatkan penyiapan server, konfigurasi sistem, dan pengumpulan data master yang diperlukan untuk kelancaran proses implementasi.

• Implementation

Docotel

Setelah persiapan, tahap Implementation atau Implementasi memasuki fase penerapan aplikasi SIMRS DHealth dan persiapan data master, termasuk migrasi data dari sistem sebelumnya. Tahap ini juga melibatkan pengujian pengguna atau Uji Coba Penerimaan Pengguna (UAT) untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.

• Training, Live & BAST

Docotel

Tahap terakhir, Training, Live & BAST, melibatkan pelatihan bagi pengguna klien atau Tim Pelatihan (TOT), sertifikasi pelatihan Rekam Medis Elektronik (EMR), simulasi pengguna, serta peluncuran resmi aplikasi (GO LIVE). Proses ini diakhiri dengan evaluasi akhir serta pembuatan Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk menandai penyelesaian proses implementasi.

Timeline implementasi SIMRS DHealth dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas dan kebutuhan rumah sakit atau fasilitas kesehatan yang bersangkutan. Namun, manfaat yang ditawarkan oleh SIMRS DHealth sangatlah beragam. 

Fitur-fitur seperti Rekam Medis Elektronik (EMR) memungkinkan transformasi dokumentasi klinis dengan lebih dari 70% dokumentasi klinis yang dibuat secara digital dan terintegrasi, memungkinkan akses online yang mudah. Selain itu, fitur Casemix memungkinkan proses klaim tagihan yang efisien dan efektif melalui manajemen data yang sistematis dan integrasi dengan pihak ketiga klaim.

Terdapat juga fitur Peresepan Elektronik (e-Prescription) yang memfasilitasi penulisan resep obat secara elektronik yang terstandarisasi dan terhubung langsung dengan bagian farmasi.

Sistem Inventaris dan Pengadaan menyediakan kontrol stok dan pemesanan yang efisien dengan pemantauan stok yang detail dan analisis menyeluruh tanpa mengganggu aktivitas pelayanan rumah sakit.

Sementara itu, Sistem Informasi dan Dashboard Monitoring memberikan dasbor analitik yang dinamis untuk pengambilan keputusan berbasis data dan pemantauan terhadap kegiatan di rumah sakit secara real-time.

Demikian penjelasan singkat terkait apa yang dimaksud dengan tracer rekam medis. Seperti yang sudah dibahas, tracer ini menjadi penting khususnya di rumah sakit maupun klinik yang pastinya memiliki banyak pasien dengan dokumen berbeda antara satu sama lain.

Para penyelenggara fasilitas kesehatan memiliki tanggung jawab untuk mengatur dokumen pasien dengan baik dan bertanggung jawab atas hal tersebut.

Semoga informasi di atas terkait tracer rekam medis bermanfaat bagi para pembaca Docotel!